VD-assistent/Office Manager till Fastighetsbolaget Eastnine
Om Eastnine
Eastnine är ett svenskt fastighetsbolag som fokuserar på kommersiella A-klass kontorsfastigheter i de baltiska huvudstäderna Tallinn, Riga och Vilnius, och är idag en av regionens största aktörer. Eastnines affärsidé är att vara en långsiktig förvaltare av hållbara och förstklassiga kontorslokaler i Baltikum, och genom att fokusera på våra kunders behov för moderna och flexibla arbetsplatser, kunna erbjuda innovativa arbetsmiljöer genom tekniskt avancerade och hållbara lösningar. Eastnine är noterat på Nasdaq Stockholm, Mid Cap.
Hur ser en vanlig dag ut?
I rollen som VD-assistent är ingen dag den andra lik. Du kommer att arbeta nära bolagets VD och se till att hans vardag fungerar optimalt. Du kommer att ha ett stort eget ansvar gällande löpande administration, ta fram underlag inför möten, arbeta med research och delta i olika projekt.
Vanligt förekommande arbetsuppgifter är:
· Kalenderhantering
· Mötes- och resebokningar
· Hantering av visumansökningar, kvittoredovisning och reseräkningar
· Boka styrelsemöten (lokal, hotell och övrig logistik)
· Ta fram styrelsematerial
· Enklare protokollskrivning
I mån av tid kommer du att assistera övriga personer i ledningsgruppen, och även vara behjälplig vid större events och teamaktiviteter.
Utöver rollen som VD-assistent kommer du även att ha ansvar för office management, vilket innebär att sköta den dagliga kontorsdriften, välkomna besökare och ha kontakt med leverantörer. Du kommer att förhandla avtal, hantera fakturafrågor och försäkringar, post, bud och telefon. Du är också behjälplig med HR och IT relaterade frågor.
Vem söker vi?
För att lyckas i rollen tror vi att du har arbetat i en supporterande roll under minst ett par år till en eller flera personer från en ledningsgrupp i en internationell miljö. Kanske har du tidigare arbetat inom finans, advokat eller managementkonsultbranschen. Vi ser att du är van vid att jobba proaktivt med flera uppgifter parallellt, och vi tror att du trivs i en central roll med mycket kontaktytor. Du har en hög nivå av professionalism och driv och du är van vid att hantera konfidentiell information. Du är positiv, stresstålig och driven. Självklart är du en fena på Officepaketet och är flytande i både svenska och engelska. Har du ett intresse av fastighetsbranschen är det ett stort plus likväl om du pratar litauiska eller övriga baltiska språk.
Nyfiken på att veta mer?
I den här rekryteringen samarbetar Eastnine med The Pace/Wise Professionals.
Tjänsten är en tillsvidaretjänst med sex månaders provanställning med start så snart som möjligt dock senast i april 2019. Arbetstiderna är flexibla men är i huvudsak mellan 08:30-17:30. Eastnine sitter på Kungsgatan 35 och erbjuder en professionell, affärsinriktad och varm kultur. På företaget arbetar totalt 14 personer, varav 7 på kontoret i Sverige.
För mer information eller frågor, kontakta ansvarig rekryteringskonsult Christina Stenbeck på christina.stenbeck@thepace.se. Intervjuer sker löpande och tjänsten kan komma att bli tillsatt innan sista ansökningsdatum. Vi tar tyvärr inte emot ansökningar via mail. Välkommen att söka!
