Executive Assistant till Nordiska museet

Stockholm Heltid Konsultuppdrag

Är du en vass Executive Assistant som vill arbeta i en verksamhet som präglas av mångfald och jämställdhet? Välkommen till en arbetsplats med tydliga mål och riktlinjer, där medarbetarna erbjuds arbetsglädje och möjlighet till utveckling!

Sök rollen Senast juni 2, 2022

Det här är några av de förmåner arbetsgivaren erbjuder

  • Friskvård
  • Karriärmöjligheter
  • Kollektivavtal

Nu söker vi en Executive Assistant till stiftelsen Nordiska museet. Detta är ett konsultuppdrag på heltid med start omgående. Uppdraget fortlöper i sex månader med goda möjligheter till förlängning alternativt överrekrytering till kund efter avslutat uppdrag.

Ditt uppdrag
I rollen som Executive Assistant är din främsta arbetsuppgift att supportera styresmannen genom att proaktivt strukturera upp och effektivisera det dagliga arbetet. Förutom ett nära samarbete med styresmannen kommer du även arbeta nära samt samverka med stiftelsens övriga chefer och medarbetare. Vidare förekommer viss kontakt med externa kontakter såsom myndigheter samt andra offentliga och privata intressenter. Exempel på arbetsuppgifter och ansvarsområden som ingår i rollen:

  • Planera samt föra protokoll på möten där styresmannen deltar
  • Koordinera styresmannens kalender samt förbereda möten genom t.ex. framtagning och kvalitetssäkring av handlingar, presentationer och andra texter i olika media
  • Stötta styresmannen med administrativa diverse uppgifter exempelvis fakturahantering, rapportering och reseräkningar med mera
  • Hantera stiftelsens resebokningar
  • Medverka i implementering och uppsättning av ett nytt ärendehanteringssystem samt ha ägandeansvar över ärendehantering och registrering i systemet
  • Övriga administrativa ad hoc-uppgifter

Din bakgrund
Vi söker dig som har flera års erfarenhet av att arbeta i en liknande roll som Executive Assistant, gärna mot VD eller liknande sedan tidigare. Du behärskar svenska och engelska obehindrat i tal och skrift. För denna roll sätter vi höga krav på dina kunskaper inom Officepaketet, både Word och PowerPoint då en stor del av ditt arbete kommer hanteras i dessa verktyg.

För att trivas och bli framgångsrik i rollen behöver du ha en koordinerande och administrativ ådra. I din roll förväntas du agera ”gatekeeper”, dvs. att kunna hantera en stor mängd inkommande ärenden vilket ställer höga krav på din integritet och planeringsförmåga. Du har en mycket god förmåga att samarbeta och kommunicera såväl med medarbetare på olika positioner som med externa kontakter. Då tjänsten innebär mycket självständigt arbete behöver du på egen hand kunna identifiera och planera vilka aktiviteter som behöver genomföras. Andra egenskaper vi tror kännetecknar dig är att du är löser uppgifter på ett prestigelöst och flexibelt sätt med hög servicenivå och noggrannhet. Vidare tror vi att du är skicklig på att prioritera, arbeta proaktivt samt uppskattar ett högt arbetstempo med varierat arbetsinnehåll.

Om Nordiska museet
Stiftelsen Nordiska museet är i dag Sveriges största kulturhistoriska museum. Samlingarna speglar landets kulturhistoria från 1500-talet till nutid. Utöver den stora museibyggnaden på Djurgården äger stiftelsen flera kulturhistoriska miljöer på skilda håll i landet: Julita gård, Tyresö slott, Svindersvik, Härkeberga kaplansgård samt Wicanderska villan på Djurgården. Stiftelsen svarar för driften och förvaltningen av dessa miljöer med totalt över 400 byggnader och vidsträckta historiska parker och landskap, oftast i samverkan med utomstående intressenter som kommuner, byalag, föreningar och privatpersoner. Stiftelsen Nordiska museets verksamhet är bred och komplex.

När du blir en av oss
Som konsult hos The Pace erbjuds du alltid en marknadsmässig lön, friskvårdsbidrag, pensionsavsättning och anslutning till vårt kollektivavtal – inget är viktigare för oss än att du känner dig trygg i din anställning. På samma sätt som vi ställer höga krav på dig som konsult förväntar vi oss också att du ställer höga krav på oss som arbetsgivare. Oavsett vart du befinner dig i din karriär så ska konsultrollen hos The Pace ge dig kunskap och erfarenhet som du kan bära med dig på vägen till nästa spännande utmaning.

The Pace är en del av Wise Professionals, som är en rekryteringsbyrå som designar, utvecklar och erbjuder hållbara rekryteringslösningar tillsammans med arbetsgivare och kandidater som ställer höga krav. Vi arbetar på uppdrag av Sveriges starkaste varumärken tillsammans med arbetsgivare som månar om sina medarbetares arbetsglädje. Idag finns vi i Sveriges storstadsregioner Stockholm, Göteborg och Malmö.

Om du vill veta mer
Du får gärna kontakta oss om du har frågor om tjänsten eller undrar hur processen ser ut framöver. Vi som arbetar med detta uppdrag är Kandidatansvarig Emma Holster (emma.holster@thepace.se) och Affärsområdeschef Johan Fernström (johan.fernstrom@thepace.se).

Vi går igenom ansökningarna löpande och i konsultvärlden går processerna oftast snabbt. Tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum, vänta därför inte med att skicka in din ansökan.

Vi ser fram emot att höra från dig!

Sök rollen Senast juni 2, 2022

Vår rekryteringsprocess för konsulter

  1. Ansökan

    Välkommen med din ansökan! Du söker enkelt via mobilen och kan välja att bifoga CV eller använda din LinkedIn-profil. Vi arbetar kompetensbaserat genom hela vår rekryteringsprocess.
  2. Urval

    Vi gör en objektiv och samlad bedömning av din kompetens. Vi tittar på tidigare erfarenheter för att finna dig med bäst förutsättningar att lyckas i rollen. Alla får återkoppling och kontinuerliga statusuppdateringar.
  3. Intervju

    I ett första steg ringer vi dig, om vi är fortsatt intresserade av varandra träffas vi för en kompetensbaserad intervju som syftar till att lära känna dig och dina styrkor. Du har dialog med oss hela vägen, går du vidare i processen så får du även träffa vår uppdragsgivare.
  4. Anställning

    Passar vi dig, du oss och vår uppdragsgivare är det dags för nästa steg i karriären.
  5. Uppföljning

    Vi har kontinuerliga avstämningar med konsult och kund för att säkerställa att alla är nöjda och att allt löper på som det ska.

Kontakta mig för mer information

Emma Holster

Emma Holster

Kandidatansvarig

Sök rollen!

Vi behöver få in din ansökan senast juni 2, 2022

Sök rollen

Fler lediga tjänster

Nytt

Nu söker vi en serviceinriktad superstar till rollen som Office Coordinator

Nu söker vi dig som vill arbeta i en central roll på en familjär och trevlig advokatbyrå som funnits i över 30 år. Är du en person som alltid gör det där lilla extra för att få både medarbetare och besökare att känna sig välkomna? Är du en person som vill ansvara för hela kontoret och se till så att allt är sådär smidigt, gemytligt och härligt som man vill att det ska vara på en riktigt bra arbetsplats?

Nu söker vi dig som vill glänsa i rollen som Office Coordinator på Insulander Lindh Advokatbyrå.

Stockholm Sista ansökningsdag: maj 30, 2022

Läs mer & ansök

Nytt

Ytterligare en Executive Assistant-stjärna sökes till McKinsey

Nu expanderar McKinsey och behöver därför anställa ytterligare en stjärna till deras EA-team.
Är du redo för en karriär på ett multinationellt bolag där du får en central roll där din insats verkligen gör skillnad? Då vill vi jättegärna träffa dig och välkomnar dig att söka tjänsten som Executive Assistant på McKinsey & Company i Stockholm.

Stockholm Sista ansökningsdag: juni 5, 2022

Läs mer & ansök

Nytt

Nu söker vi en Executive Assistant till BEWI i Solna

Vill du jobba i en entreprenörsdriven miljö där du har stora möjligheter att påverka och utvecklas? BEWI söker nu en Executive Assistant som kommer att stötta ledningen och ansvara för att bygga strukturer för administrativa processer och effektivisering av ledningsarbete.

Stockholm Sista ansökningsdag: maj 31, 2022

Läs mer & ansök

Avdelningskoordinator till Systembolaget

Vill du tillhöra en verksamhet i ständig utveckling där du får möjlighet att påverka? Har du dessutom erfarenhet från att arbeta på ledningsnivå i en koordinerande roll och gillar stora kontaktytor? Sök då den mångsidiga rollen som avdelningskoordinator till Systembolaget!

Stockholm Sista ansökningsdag: juni 9, 2022

Läs mer & ansök

Sales Coordinator till Ekman & Co

Är du redo för att axla en koordinerade och serviceinriktad roll och arbeta med internationell handel på ett av Göteborgs mest anrika handelshus? Känner du igen dig i beskrivningen som noggrann, strukturerad och trygg i att göra prioriteringar där du alltid säkerställer en riktigt god service. Då måste du höra av dig till oss och ta chansen att bli en värdefull medarbetare på
Ekman & Co i Göteborg.

Göteborg Sista ansökningsdag: maj 25, 2022

Läs mer & ansök