Executive Assistant till spännande start-up

Stockholm Rekrytering

Är du en administrativ stjärna som allt som oftast får beröm för ditt sätt att vara lyhörd och uppmärksam samtidigt som du är diskret och professionell? Är du service minded och trivs med att skapa ordning i en komplex och föränderlig vardag? Är du van att driva ditt eget arbete och brinner du för att leverera kvalitet i allt du gör med ett positivt förhållningssätt?

Sök rollen Senast juli 11, 2022

Det här är några av de förmåner arbetsgivaren erbjuder

  • Karriärmöjligheter

Är du en administrativ stjärna som allt som oftast får beröm för ditt sätt att vara lyhörd och uppmärksam samtidigt som du är diskret och professionell? Är du service minded och trivs med att skapa ordning i en komplex och föränderlig vardag? Är du van att driva ditt eget arbete och brinner du för att leverera kvalitet i allt du gör med ett positivt förhållningssätt? Nu söker vår vi dig som vill vara med och göra skillnad i en företagsgrupp som brinner för att utveckla ett långsiktigt hållbart och klimatsmart samhälle både i Sverige och internationellt.

Du erbjuds en nyckelroll med det mycket viktiga uppdraget att frigöra potential i det arbetet och livet för VDn inom svenskt och internationellt näringsliv samtidigt som du är en viktig person för alla medarbetare på kontoret. Detta är en tillsvidareanställning till vår kund som är en start-up inom Vargas Holding. Vargas Holding AB, är svenskt investmentföretag och grundades 2014 av Carl-Erik Lagercrantz och Harald Mix. De första investeringarna/start-up bolagen inom Vargas Holding är Polarium, Northvolt och H2GreenSteel. Det finns ett befintligt nätverk för bolagens Executive Assistants där bland annat lärdomar och erfarenheter delas. 

Om tjänsten
En unik möjlighet att arbeta i nära partnerskap med VD:n samt ledningsgrupp i en start-up med en tydlig målsättning att vara världsledande och driva frågor om näringslivets omställning till ett hållbart samhälle. Du kommer i rollen som Executive Assistant arbeta med företagets VD och ledningsgrupp samt ansvara för kontoret och dess uppbyggnad.

Inledningsvis kommer du att få ansvara för VD:ns kalender, resebokningar, reseräkningar och till viss del supportera med att prioritera i mailen. Vidare kommer du även att supportera med resebokningar för resterande medlemmar i ledningsgruppen samt koordinera för de årliga mötena kopplade till ledningsgruppen. En del av rollen innefattar även ansvar för att den dagliga driften på kontoret fungerar då bolaget befinner sig i en expansiv fas. Det innebär att du kommer få skapa rutiner, initiera samarbeten med leverantörer, hantera inköp till kontoret samt säkerställa att nyanställda kollegor får rätt förutsättningar vid start.

Ambitionen och målet på sikt är att du ska kunna agera spindeln i nätet som har en god övergripande förståelse över bolagets olika flöden, har öronen mot organisationen och kan skapa en personligt utvecklande roll genom att växa tillsammans med bolaget.

Utbildning, erfarenhet och personliga egenskaper

· Minst 2-3 års arbetslivserfarenhet från en liknande roll som Executive Assistant/Office Manager, gärna från ett start-up eller internationellt bolag

· Mycket goda kunskaper i Officepaketet

· Mycket goda kunskaper i engelska och svenska i såväl tal som skrift

· Mycket god förmåga att kommunicera och interagera med andra i och utanför organisationen

· Mycket goda administrativa färdigheter och stor noggrannhet är ett måste

· Mycket god förmåga att ta initiativ och att förekomma olika händelser

· Meriterande med eftergymnasial utbildning och grundläggande kunskaper inom ekonomi

· Meriterande om du har erfarenhet av en kontorsflytt, it-support samt evenemang sedan tidigare

Då arbetet innefattar dialog med olika parter så har du en god kommunikativ förmåga och vågar ta initiativ i dessa sammanhang. Det krävs en hög stresströskel och förmåga att samarbeta med andra. Du kommer behöva hantera olika typer av personer och relationer och hantera dessa med god förståelse och integritet. Du är alltid tydlig och transparent gentemot VD och håller vad som lovas, agerar professionellt och är affärsmässig i alla lägen. Du löser problem och utmaningar med ett stort lugn och flexibilitet.

En avgörande faktor för att lyckas leverera rollens syfte är att ständigt hålla sig à jour med VD:ns kalender samt att du har ett flexibelt förhållningssätt och är beredd att rycka in där det behövs.

Mer om tjänsten
I den här rekryteringen samarbetar ett start-up bolag inom Vargas Holding AB med The Pace. Tjänsten är en tillsvidaretjänst på heltid. Vi ser gärna att du är bosatt i Stockholm. Det finns viss flexibilitet att arbeta hemifrån.

Vi tar tyvärr inte emot ansökningarna via mail, utan du söker enkelt med ditt CV eller din LinkedIn-profil på www.wise.se och du får då svara på fem korta frågor. Om du går vidare i processen kommer du att få genomföra två arbetspsykologiska tester. Vi vill nämligen tidigt i processen samla in så mycket fakta som möjligt för att vi ska kunna göra den bästa matchningen. Som kandidat får du göra testerna tidigt i processen eftersom vi vill säkerställa ett objektivt, fördomsfritt och rättvist urvalsarbete.

Har du frågor om tjänsten kan du kontakta ansvariga rekryteringskonsult Stephanie Grammenidis, stephanie.grammenidis@thepace.se

Varmt välkommen med din ansökan!

Sök rollen Senast juli 11, 2022

Vår rekryteringsprocess

  1. Ansökan

    Välkommen med din ansökan! Du söker enkelt via mobilen och kan välja att bifoga CV eller använda din LinkedIn-profil. Vi arbetar kompetensbaserat genom hela vår rekryteringsprocess.
  2. Urval

    Vi gör en objektiv och samlad bedömning av din kompetens. Vi tittar på tidigare erfarenheter såväl som testresultat för att finna dig med bäst förutsättningar att lyckas i rollen. Alla får återkoppling och kontinuerliga statusuppdateringar.
  3. Intervju

    Våra kompetensbaserade intervjuer syftar till att lära känna dig och dina styrkor. Du har dialog med oss hela vägen, blir du en slutkandidat i processen så får du även träffa vår uppdragsgivare.
  4. Anställning

    Passar vi dig, du oss och vår uppdragsgivare är det dags för nästa steg i karriären.
  5. Uppföljning

    Vi följer upp med både kandidat och kund efter 1 månad samt efter 5 månader. Detta för att säkerställa att alla är nöjda och att allt löper på som det ska.

Kontakta mig för mer information

Stephanie Grammenidis

Stephanie Grammenidis

Konsultchef/Affärsområdesansvarig Region Väst

Sök rollen!

Vi behöver få in din ansökan senast juli 11, 2022

Sök rollen

Fler lediga tjänster

Nytt

Sales & Service Coordinator to Supply chain service company (part time)

Do you have a long solid work experience from work within trading house or similar industries and would like to work from home with various administrative tasks? In this role you will be responsible of booking transports, follow up customer payments and have contact with clients internationally. This is a perfect assignment for you who want to combine personal life with work.

Göteborg Sista ansökningsdag: augusti 13, 2022

Läs mer & ansök

Nytt

Receptionist till Santa Maria/Paulig

Vi söker dig som brinner för service, välkomnande miljöer och mänskliga möten. I rollen som receptionist på Santa Maria/Paulig får du möjligheten att forma din roll och där du har yttersta ansvaret för receptionen och att du mer än gärna gör det där lilla extra för att skapa en plats där människor trivs och vill vara!

Göteborg Sista ansökningsdag: augusti 8, 2022

Läs mer & ansök

Office Manager till Wise Group

Vår uppskattade Jenny går vidare till uppdrag utanför Wise. Nu söker vi dig som vill arbeta som Office Manager (”House manager”) i en dynamisk och kreativ miljö där människor och affärer möts. Du kommer till en kultur där vi vill att din tid som anställd hos oss ska vara den roligaste i din karriär – så ribban är högt satt!

Stockholm Sista ansökningsdag: augusti 14, 2022

Läs mer & ansök