EA: s samordnande roll i bolagsstyrelsen

Läsvärt

Som Executive Assistant har du en viktig roll att spela i bolagsstyrelsen. Du har en samordnande funktion och ansvarar för att den årliga dagordningen följs. Det är du som sållar bland mötespunkterna, tar fram beslutsunderlag och protokollför. Maria Cirillo har arbetat som Executive Assistant i snart 16 år varav de senaste 11 åren på Mälarenergi AB i Västerås. Vid sidan av jobbet är hon ordförande för IMA – International Management Assistants nätverk i Sverige.

– Som EA behöver du lära dig bolagsstrukturen på det företag du arbetar och med den vilka beslut som ska fattas över året. Har du en ambition att lära känna verksamheten och företagets affär blir det mycket lättare – och roligare, säger Maria Cirillo.

Det går alltid att lära sig på plats.

– Läs böcker om hur ett AB fungerar och ta hjälp av de som kan. Som EA är man ju oftast ensam i sin roll och då kan du be att få en introduktion av till exempel bolagsjuristen eller företagets controller. Det finns kortare kurser att gå också, fortsätter hon.

På Mälarenergi har de bolagsstyrelsemöten sex gånger per år vilket innebär att Maria Cirillo lägger cirka 20 procent av sin arbetstid på styrelsearbete. I större börsnoterade företag har hon förstått att det kan det röra sig om runt 85 procent.

Vd och styrelseordförande är ytterst ansvariga för bolagsstyrelsens arbete, att allt sköts rätt och riktigt. Men som EA har du ändå ett stort ansvar.

– Vi har en politiskt tillsatt styrelse då Mälarenergi är ett kommunalt bolag. Det är politiker som har styrelseuppdraget som ett sidouppdrag vilket kräver en viss känsla för hur mycket man kan jaga dom. Jag har blivit lite av deras assistant också, säger Maria Cirillo.

Som ordförande för nätverket IMA – International Management Assistants i Sverige är hon väl insatt i vad som krävs i rollen som EA i olika organisationer. Hon känner sig priviligierad då hon får stor insyn i företaget och får vara med där besluten tas.

– Det är så roligt att få umgås med människor som är kunniga. Det är allmänbildande och spännande att få vara med där det händer, säger hon.

Hon beskriver EA-rollen som en ”väldig info-, kunskaps- och servicehubb”. Hennes recept för att lyckas i rollen är en stor portion vetgirighet, mod att ta sig an stora svåra uppgifter och samtidigt inte rynka på näsan åt små ärenden.

– Ena dagen kanske du tar emot Annie Lööf och dagen därpå blir du ombedd att köpa fem bullar. Det viktiga är att man gör det med samma glädje!

 

Kort om arbetet i en bolagsstyrelse

Hur är en bolagsstyrelse sammansatt?
– Av ägarrepresentanter och eventuella experter. Här är det olika om det är ett privat bolag eller om det är ett kommunalt eller statligt.

Vad är ett presidium?
– Ett presidium utgörs av ordförande och de vice ordförandena.

Vad är viktigt att tänka på när man skriver protokoll?
– Det viktigaste är att det framgår vad som har beslutats. Sedan bestämmer varje bolag hur man skriver, till exempel hur mycket berättande text alternativt snabb information som ska vara med. Så kallade beslutsprotokoll är korta och koncisa.

Vem ska justera protokollet?
– Den som har fört protokollet, samt ordförande och en representant ur styrelsen.

Vad ska vara med på dagordningen?
­– Datum för när kallelsen gick ut, vilka som ska delta, plats och tid för mötet samt mötesagenda.

Vem bestämmer vad som ska tas upp på mötet?
– Ordförande och beslutande tjänstemän sätter dagordningen ytterst och officiellt. Men det är verksamheten som tar fram ärendena som ska behandlas. Här har EA en jättestor roll. Som EA fungerar man som en hubb som tar emot och sållar bland ärenden som kommer in. En erfaren EA arbetar självständigt och känner verksamheten så pass bra att hon eller han vet vilka ärenden som bör prioriteras. Jag tycker att alla EA ska ha ambitionen att kunna agera så.

Läs mer

”Konsult – en anställning med bonus”

Lena Sundqvist har varit konsult för The Pace sedan maj 2018. Hennes första konsultuppdrag är på Green Cargo i Solna där hon gick in i rollen som Office Assistant. På huvudkontoret i Solna jobbar det cirka 120 personer, de har flera verksamheter ute i landet.