En VA-timme per dag gör stor skillnad

Case

Andreas Cederlund är VD för Wise Professionals och anlitar sedan några månader en virtuell assistent (VA) för att kunna fokusera på det han är bäst på – och få bort tidstjuvar.
– Jag ville också att upplevelsen av mig som VD skulle bli bättre och det är jag övertygad om att jag har lyckats med tack vare min VA, säger han.

För långa svarstider på mejlen, en massa skräpmejl i inkorgen som skymde sikten och en attesthög som bara växte och slukade energi blev till slut en ohållbar situation för Andreas Cederlund, VD för Wise Professionals sedan 2019. En virtuell assistent en timme per dag blev lösningen. Therese Sundelin som hans virtuella assistent heter bor 50 mil bort, de har aldrig träffats och vet egentligen inte så mycket om varandra.

– Det känns som vilken tjänst som helst som man kan köpa och det faktum att vi aldrig har setts funkar när det är så få timmar hon arbetar för mig. Vi har en tydlig arbetsordning och tydliga ramar. Är hon osäker hör hon av sig men annars har vi bara muntliga avstämningar var tredje vecka, berättar Andreas Cederlund.

Den första uppgiften Therese Sundelin fick var att rensa och städa i inkorgen samt skapa struktur och ordning. I hennes dagliga arbetsuppgifter ingår att hålla koll på kalendern, acceptera mötesbokningar från vissa personer och svara på mejl. Hon kontrollerar också fakturor, utlägg och tidrapporter.

– Hon har lyft bort det administrativa oket från mina axlar. Nu är jag inne i min mejl två tre gånger per dag bara. Jag behöver inte lusläsa allt vilket underlättar betydligt och så är hon min kontrollfunktion i personalrelaterade frågor, en viktig men tidsödande arbetsuppgift, säger Andreas Cederlund.

Att det blev just en timme per dag var något de gemensamt kom fram till skulle räcka för att som han uttrycker det ”få det att flyga”. Om det finns tid över stöttar hon på Linkedin där hon ser till att de kontakter han tar där landar i en mötesbokning.

– I min roll behöver jag träffa många människor. Att Therese hjälper mig att administrera mina mötesbokningar har lett till att jag har fått upp ett bra tempo på hur jag rör mig externt. Det är något vi kan utveckla ännu mer, säger han.

Han är övertygad om att The Pace tjänst att hyra ut och rekrytera virtuella assistenter ligger helt rätt i tiden. Pandemin har fått fart på digitaliseringen och i det nya normala känns det plötsligt självklart att det mesta går att lösa den digitala vägen.

– Effekten av att anlita en VA är enorm. Jag upplevs som snabb i min kommunikation, jag har koll på fakturor och missar inga attester och jag har ökat min externa närvaro högst väsentligt. För det betalar jag fem timmar i veckan – det är en mycket bra affär för mig, avslutar Andreas Cederlund.

Läs mer

riddarfjärden

Riddarfjärden Ledarskap & Utveckling – Konsult inom Virtual Executive Assistant

En blandning av enkla och komplexa uppgifter med administrativt fokus. Det behovet hade Riddarfjärden Ledarskap & Utveckling som tog in en Virtual Executive Assistant på konsultbasis. På kort tid lyckades de effektivisera en rad administrativa uppgifter och frigöra tid så att medarbetarna kunde fokusera på mer prioriterade frågor.

sand rinner ut mellan fingrarna

Rise – Rekrytering av Executive Assistant

För forskningsinstitutet Rise uppstod ett behov av att snabbt och effektivt fylla rollen för en Executive Assistant, samtidigt som de själva satt med mycket tighta kalendrar och ingen tid över för att rekrytera en ersättare. Tiden var en faktor både i behovet av att snabbt hitta en Executive Assistant och samtidigt i utmaningen att ha tiden att fylla rollen.