”Man måste vara en tuff gatekeeper”

Läsvärt

Namn: Victoria Wassborn

Ålder: 37 år

Befattning: Executive Assistant to Managing Partner, Nordic Capital

Aktuell: Fick utmärkelsen Upcoming Executive Assistant Award of the Year 2018. Nordic Choice Hotels delade ut utmärkelsen för sjunde gången i samband med Företagsuniversitetets konferens Vidgade vyer.

Juryns motivering:
”Victoria har flera utmärkta och utmärkande egenskaper som gör henne kompetent i sin roll. Hon är modern, modig och har en servicenivå som aldrig verkar ta slut. Victoria är orädd och har stor integritet vilket skapar en trygghet och ett förtroende kring henne. Hon är empatisk och omtänksam och lyckas alltid trolla fram tid och engagemang till sina kollegor och för sina uppdrag. Victoria visar dag efter dag att hon har det som krävs och genom sin organisatoriska förmåga och proaktivitet uppfyller hon alla kriterier för en ”Upcoming Executive Assistant”.

victoria-wassborn

 

Grattis till den fina utmärkelsen Upcoming Executive Assistant Award of the Year! Hur känns det?
– Helt fantastiskt! Det kom helt oväntat och jag känner mig så stolt och hedrad. Det var en kollega som nominerade mig till priset.

Vad utmärker en riktigt bra Executive Assistant?
– Att man är en väldigt skicklig problemlösare, jobbar proaktivt och kreativt, har mod och integritet, är organiserad, strukturerad och noggrann, flexibel, prestigelös – och empatisk. Och tar egna initiativ!
– Avgörande är också att man har en bra relation till den chef man assisterar, att det finns ett ömsesidigt förtroende och respekt för varandra.

Vad ingår i din roll och i dina arbetsuppgifter?
– Mitt jobb som assistent går ut på att möjliggöra för vår Managing Partner att kunna fokusera på sitt. Det innebär bland annat kalenderhantering, inboxmanagement, mötesbokning, koordinering av resor, mötesförberedelser. Jag tar ett stort ansvar för hantering av kalendern och ser till att vår Managing Partners tid utnyttjas så effektivt som möjligt och jag underlättar där jag kan.

Hur jobbar du med prioriteringar och struktur? Gissar att det är viktigt i din roll.
– Ja, det är jätteviktigt. Jag hanterar en mycket pressad kalender och jag måste vara en tuff gatekeeper. För att klara det krävs en ständig dialog med den du assisterar men också erfarenhet. Plötsligt kan en situation uppstå som ställer allt på ända, man släcker många bränder som assistent. Det är där problemlösningen och kreativiteten kommer in – förmågan att tänka utanför boxen.

Vad vill du säga till andra som funderar på detta yrke? Hur utbildar man sig bäst?
– Det är ett otroligt roligt jobb och för mig har det nästan blivit till en livsstil. Visst är det alltid bra med en utbildning i bakgrunden, själv har jag läst till civilekonom. Men det viktigaste är nog att samla på sig så mycket erfarenhet som möjligt. Det handlar väldigt mycket om ”learning by doing”. Så jag skulle säga samla på dig massor av erfarenhet, lär av andra och få på så sätt en bred kompetens.

Vad är det roligaste med att jobba som Executive Assistant?
– Att ingen dag är den andra lik, det gör jobbet både spännande och utmanande. Att känna att jag gör det möjligt för min chef att fokusera på sitt jobb som Managing Partner. Det är en viktig och betydelsefull roll och det är roligt att vara den där så kallade spindeln i nätet. Det är också spännande att jobba så nära ledningen vilket gör att man lär sig otroligt mycket om företaget.

 

 

 

Läs mer

”Konsult – en anställning med bonus”

Lena Sundqvist har varit konsult för The Pace sedan maj 2018. Hennes första konsultuppdrag är på Green Cargo i Solna där hon gick in i rollen som Office Assistant. På huvudkontoret i Solna jobbar det cirka 120 personer, de har flera verksamheter ute i landet.