Tips och trix när du bokar ett event

Läsvärt

Vi har alla varit på event där allt inte har flutit på som det ska. Kaffet kom inte i tid, tekniken strulade eller så saknades det en längre paus i det fullspäckade programmet. Ansvaret ligger oftast på den som planerar och bokar. Här kommer några goda råd och tänkvärda reflektioner.

Vad är inne just nu? Hur ser trenderna ut när det gäller konferenser och event? Vi ställde frågan till Carina Nordholm, ägare och projektledare på Konferensidé i Gustavsberg utanför Stockholm.

Min känsla är att man vill att alla ska må bra på konferensen. Det är viktigt att skapa luckor för att umgås och kanske göra en aktivitet tillsammans. Tidigare lade man ofta ett fullmatat program mellan kl. 08.00-17.00 varpå man fick en halvtimmes paus och sedan var det middag. Så ser det inte ut idag, säger hon.

Frågor kring hållbarhet blir också allt vanligare. Men inte för alla och då tar Carina på sig den hatten och ställer krav på anläggningen.

Transportfrågan blir allt viktigare för den som bokar, där märker vi en förändring. Man vill ogärna flyga och väljer hellre tåg eller buss. Tänket kring matåtervinning och vatten- och energiförbrukning är också frågor som kan komma upp.

En annan stor förändring som Carina märker är tidsbristen hos den som bokar. Ställtiden från bokning till att konferensen ska genomföras blir bara kortare.

Min känsla är att man tänker mer kortsiktigt och spontant än tidigare. Världen snurrar fortare, företagen är mer försiktiga och assistenterna är överbelastade med arbetsuppgifter som ska utföras, fortsätter hon.

Dessvärre är det precis den här stressen som kan ställa till det ordentligt. Är man dessutom ny som assistent och inte känner gruppen man bokar för kan misstagen bli många.

Den absolut vanligaste fallgropen är när bokaren inte ställer några motfrågor internt. Ett förslag tas snabbt fram som är ogenomtänkt. Som assistent, och framförallt som ny på jobbet, behöver man vara lite jobbig, annars blir det mycket dubbeljobb, säger Carina.

Hennes bästa tips för att lyckas med konferensen är att tänka till kring gruppen, vad den önskar och kanske förväntar sig. Lägg också in luft i programmet och gärna ett överraskningsmoment som till exempel tio minuters mindfulness.

Sedan finns det saker man som bokare inte kan styra över. Köksmästaren kan plötsligt ha slutat och maten blev kanske inte så bra som man hade räknat med. Då gäller det att inte ta det personligt. Det är lite orättvist men så är det bara. 

Checklista

Om priset är viktigt:

  • Boka i god tid
  • Dagkonferens: priset är lägst måndagar och fredagar
  • Konferens med övernattning: Det är lättare att få lägre pris måndag–tisdag, torsdag–fredag samt helger
  • När skolorna har lov är priset mycket förhandlingsbart

För ett bra möte:

  • Tydliggör mötets eller eventets syfte och mål
  • Se till att det finns en fastställd en agenda
  • Tänk utifrån deltagarens perspektiv, gå igenom hela genomförandet från början till slut, för att få ett bra flöde och inte missa något
  • Anpassa lokal & möblering utifrån mötets syfte
  • Bra luft i lokalen
  • Om möjligt, se till att deltagarna kan byta miljö under dagen för att skapa ny energi
  • Se till att det alltid finns gott kaffe, god mat och ett bra wi-fi
  • Ta hjälp av proffs. Det finns ett antal bokningsbyråer som erbjuder kostnadsfri rådgivning och förmedling/bokning och de är hela tiden uppdaterade på vad som händer ute på anläggningarna och i branschen.

Life hack:

  • Skapa luft i programmet för deltagarna

Foto: Lina Eidenberg Adamo

Läs mer

Teams for dummies

Det finns en hel del att tänka på för att lyckas med det digitala mötet – det ska ju vara /../