Skip to content

Customer case – Idrottsrabatten

Koordinatorn har en otroligt viktig roll i vårt företag 

De hade en medarbetare i denna roll i flera år, när personen sedan valde att sluta så skapades ett hål som behövde fyllas snabbt. I ett litet bolag sitter mycket av kunskapen i varje medarbetare, trots att man har satt upp processer och riktlinjer.

Utmaningen

De hade en medarbetare i denna roll i flera år, när personen sedan valde att sluta så skapades ett hål som behövde fyllas snabbt. I ett litet bolag sitter mycket av kunskapen i varje medarbetare, trots att man har satt upp processer och riktlinjer. “Därför var den här rollen svår att fylla, det var en viktig rekrytering som behövde göras då vi verkligen ville hitta rätt person, inte någon som skulle sluta kort därpå” berättar Martin. 

Inför processen att hitta rätt person till rollen berättar Martin att de undersökte flera partners att samarbeta med. Men valet landade till slut på The Pace: 

“Vi hörde oss för kring vilka som kunde tänkas hjälpa till med rekryteringen och fick höra mycket bra om just The Pace. Vi tog in flera offerter från konkurrenter. Det upplägg de presenterade kändes bäst och mest intressant” berättar Martin. 

Martin Giers är delägare på Idrottsrabatten, ett företag som jobbar mot svenskt föreningsliv med en produkt som i grunden är ett rabatthäfte. De finns i hela Sverige och finns i över 40 områden i landet. Idag har produkten även digitaliserats, en process som kräver mycket administration och kan vara en utmaning, speciellt när man ska nå äldre målgrupper. 

“De flesta av oss jobbar med försäljning, sedan har vi en grafiker och en koordinator” berättar Martin. “Koordinatorn har en otroligt viktig roll i vårt företag, det är personen som håller ihop allt och de skriver även över 2000 unika samarbetsavtal varje år.”  

Lösningen

Processen inleddes och Martin hade kontakt med Stephanie och Fredrik på The Pace. “Vi hade ett jättebra uppstartmöte där de gick igenom precis hur processen kommer att se ut. De var tydliga med att det var väldigt viktigt att vi gav dem en bra grund för vad det var vi ville ha. Dialogen blev väldigt bra, så med deras hjälp satte vi “specen” bra.” 

“Det kändes väldigt proffsigt, vi fick bra uppföljningar och kandidatpresentationer. De testade kandidaterna på olika sätt så att vi skulle veta att de hade rätt kvalifikationer när vi sedan tog vid och gjorde våra slutintervjuer”, berättar Martin. 

Idrottsrabatten intervjuade till slut fyra olika kandidater som de visste hade rätt kompetens. Det fanns fler, men dessa fyra stod ut. Av dem valde de en, och det kändes helt rätt.  

“Lotta började hos oss i maj, och vi har precis i förtid övergått till en tillsvidareanställning”. “Det som var avgörande var att vi trivdes med varandra socialt också. Det tyckte jag att Stephanie och Fredrik gjorde bra, de tittade på vilka personer som jobbar hos oss idag och hur de är så att vår nya medarbetare skulle passa in”, berättar Martin. 

Resultatet – hur har det gått?

“Just nu är digitalisering det vi jobbar med och kommer att investera mest i. Vår nya medarbetare har varit otroligt bra redan nu på att se möjligheter i hur vi kan förenkla och addera saker digitalt.”

”Vi har tidigare haft ett system av backup i pärmar, som vi verkligen ville ha bort och digitalisera. Det sa vi redan i rekryteringsprocessen. Lotta som nu jobbar hos oss gick verkligen i gång på det projektet. Hon såg det som en kul utmaning och är grym på Excel. Den struktur som vi har idag har vi aldrig haft innan, och det blir bara bättre.” 

“I framtiden vill vi fortsätta utvecklas, men ändå behålla enkelheten i vårt kunderbjudande. Utmaningarna framåt är att vissa målgrupper, främst den äldre, kan vara lite svår att nå digitalt. De är inte så vana vid appar och teknik, men även det blir bättre och bättre. Med det digitala kommer ju också otroliga möjligheter, som att vi kan mäta allt. Numera får vi statistik live kring hur våra produkter används. Det gör att vi kan ge våra partners uppdateringar när de vill.” avslutar Martin.   

Speedmeetings med alla medarbetare

Att få förtroendet att rekrytera in en nyckelperson till ett mindre bolag är alltid utmanande och spännande. Förutom att säkerställa att personen har rätt kompetens som ska komplettera resterande roller inom bolaget så är personligheten minst lika viktig. Därför valde vi att ha speedmeetings med alla medarbetare inom bolaget för att säkerställa att vi hittar rätt person för att komplettera en framgångsrik dynamik. 

Stephanie Grammenidis, Rekryteringskonsult på The Pace

Inspiration

Ta del av mer inspiration
Event

Bli en del av vårt Executive Assistant nätverk

Guide

Så skapar du en oslagbar kandidatupplevelse

Har du någon gång reflekterat över hur ert varumärke påverkas i en rekrytering? Bra! Då tillhör du en av de arbetsgivare som ligger i absolut framkant. Kanske har ni till och med börjat arbeta med kandidatupplevelse och upplever redan nu att ni har lättare än andra arbetsgivare att attrahera de bästa talangerna på arbetsmarknaden. Om du inte alls har börjat fundera över det här med kandidatupplevelse – här får du några tips för att komma igång.
Guide

Att införa och upprätthålla en företagskultur

När arbetet med att definiera företagskulturen är klart börjar den riktiga utmaningen – att implementera kulturen i organisationen. Ska du introducera en ny företagskultur? Eller har ni redan en grym kultur som du vill upprätthålla? Härligt! När det görs på rätt sätt kan det verkligen skapa magi för både medarbetare och bolagets resultat. Genom bra planering kan du bygga en strategi för att hålla företagskulturen levande. I den här guiden hittar du våra bästa tips kring hur du kan jobba med företagskultur på lång sikt – för att bygga ett starkt Employer Brand.
Blogg

En tredjedel av VD:ar kämpar med att attrahera högpresterande talanger

Att attrahera och behålla talanger är en utmaning som många företagsledare står inför idag. Enligt vår undersökning genomförd i samarbete med K2 Search och baserad på svar från ca 500 företagsledare visar det sig att en stor andel, 33%, upplever det som en stor utmaning att attrahera och behålla högpresterande talanger. Ytterligare 5% anser till och med att det är en mycket stor utmaning.
Blogg

Administratörens nyckelroll i hållbarhetsarbetet 2024

År 2024 är hållbarhet en nödvändighet för företag som strävar efter framgång och långsiktig överlevnad. Med nya EU-direktivet CSRD som gäller från den 1 januari 2024 ställs det nya krav på företag hur de ska styra, arbeta, redovisa, målsätta och följa upp sitt hållbarhetsarbete utifrån ESG. I den utvecklingen blir administratören avgörande.
Guide

VD-pulsen – en undersökning i samarbete med K2 Search

Vår nya undersökning, i samarbete med K2 Search, ger djupgående insikter från 500 svenska företagsledare om digitalisering, talangrekrytering, hållbarhet och strategisk balans. Medan 22% upplever sina organisationer som väl rustade för digitaliseringen, utforskar vi vad de återstående 78% anser.
Success Story

Koordinatorn har en otroligt viktig roll i vårt företag

De hade en medarbetare i denna roll i flera år, när personen sedan valde att sluta så skapades ett hål som behövde fyllas snabbt. I ett litet bolag sitter mycket av kunskapen i varje medarbetare, trots att man har satt upp processer och riktlinjer.
Blogg

VD assistent, gatekeeper, högra handen eller Executive Assistant?

Kärt barn har många namn, men rätt person till denna roll är inte alltid lätt att hitta
Guide

Vägvisare i organiserat kaos: Administratörer som väver samman framgång

Tänk dig scenen: en kontorsmiljö full av snabba tangenttryckningar, telefoner som ringer i harmoni och dokument som flyger genom luften som pappersflygplan. I denna surrealistiska vardag är det administratörerna som spelar huvudrollen, som de osynliga hjältar de är. I vår värld smyger vardagshjältar smyger runt och förvandlar kaos till ordning.
Event

Administration Day 2023

Stockholm
Blogg

Fyra fördomar om Executive Assistants

Vad gör egentligen en “Executive Assistant” och varför behöver du en? Du kommer kanske ihåg filmen “Djävulen bär prada” där Anne Hathaway är en av två nervösa assistenter till den ökända modechefen Miranda Priestly som spelas av Meryl Streep? När Miranda kommer in till kontoret på morgonen slänger hon sin kappa och väska på en av assistenternas bord och fortsätter sedan bete sig nedlåtande hela dagen. Hon ger assistenterna omöjliga uppgifter och skäller på dem när de inte klarar pressen.
Success Story

The Pace rekryterar nyckelroll för svensk beredskap

Den nya rollen blir en nyckelfunktion för uppdraget. Som spindeln i nätet ansvarar rollen för att samordna arbetet ute i de 6 olika bredskapsregionerna i landet. Rollen kräver en stark lagspelare, med fallenhet för projektledning samt en utomordentlig förmåga att kunna koordinera och säkerställa att minsta lilla detalj är på plats. 
Blogg

Är administratörens roll en försvarbar kostnad i en lågkonjunktur?

“Jag märks inte alltid, men det är då jag gör ett bra jobb”, sa en exekutiv assistent under en intervju. Hon satte fingret på en utmaning många administratörer upplever idag. De utför nyckeluppgifter som gör att resten av maskineriet fungerar smidigt, och när det fungerar tänker ingen på det. Det är först när saker inte fungerar som vi börjar uppmärksamma att allt inte flyter på: mejl som inte besvaras, möten där ingen bokat konferensrum, viktig information som inte når rätt person och detaljer som kan leda till uteblivna affärer.
Event

Executiv Assistant nätverksträff den 17 november

Stockholm
Guide

Den stora titelguiden

I den här guiden vill vi ge en överblick över olika roller inom administration, och samtidigt visa vilka fantastiska värden de bidrar med.
Blogg

Vad gör alla Office Managers när ingen är kontoret?

När många verksamheter gått över till att arbeta delvis eller nästan helt på distans minskar behovet av en Office Manager. Det blir färre personer att ta hand om på kontoret och inte lika mycket praktiskt att ta hand om i lokalerna. Rollen blir till stor del överflödig. Eller? Tvärtom säger vi! Det är nu det blir extra viktigt med en nyckelroll som skapar förutsättningar för värdefulla möten.
Success Story

“Att vara logistikdrottning är inte hållbart i längden”

Sales Only, Nordens största aktör inom säljrekrytering, drabbades hårt av pandemin. På kort tid tappade de en stor del av sina affärer och tvingades ställa om. Detta till trots blev 2020 ett av de mest lönsamma åren hittills, men det kostade på.– I slutet av 2021 kände jag att jag inte räckte till. Allt var viktigt och bråttom och jag hade svårt att sortera och började glömma saker, säger Jenny Berge, vd för Sales Only.
Success Story

“Mycket leverans och lite snack”

Anna Lundell är stabschef på LRF och rekryterade nyligen en Executive Assistant via The Pace.– Det var en otroligt positiv rekrytering som både var snabb och smidig, säger hon.
Success Story

En VA-timme per dag gör stor skillnad

Andreas Cederlund är VD för Wise Professionals och anlitar sedan några månader en virtuell assistent (VA) för att kunna fokusera på det han är bäst på – och få bort tidstjuvar.– Jag ville också att upplevelsen av mig som VD skulle bli bättre och det är jag övertygad om att jag har lyckats med tack vare min VA, säger han.
Success Story

Riddarfjärden Ledarskap & Utveckling – Konsult inom Virtual Executive Assistant

En blandning av enkla och komplexa uppgifter med administrativt fokus. Det behovet hade Riddarfjärden Ledarskap & Utveckling som tog in en Virtual Executive Assistant på konsultbasis. På kort tid lyckades de effektivisera en rad administrativa uppgifter och frigöra tid så att medarbetarna kunde fokusera på mer prioriterade frågor.
Ta del av mer inspiration

Söker du också rätt person på rätt plats, hör av dig!

Använd nedan formulär så återkommer vi inom kort.