Cookie Settings Our site uses cookies in order for the site to function properly and for your user experience to be even better. You can read more about them use and control their settings.
Skip to content

Yrkesguide: Administratör

Som administratör fyller du en viktig funktion i att saker flyter på som de ska och i att alla har vad de behöver. Här går vi igenom vilka ansvar och arbetsuppgifter du kan ha som administratör, vilka kvalifikationer som behövs, hur löneläget ser ut, vilka karriärvägar du har möjlighet att ta samt vilka personliga egenskaper som är viktiga.

Vad gör en administratör?

Administratör är en bred titel som kan inkludera många olika arbetsuppgifter, och som också innebär stora utvecklingsmöjligheter! Att jobba som administratör handlar i grunden om att hålla ordning och reda, avlasta andra och ge riktigt god service. Du kan fungera som stöd till hela verksamheten, en avdelning eller specifika personer. Du har en samordnande roll där du kan arbeta både självständigt och i samarbete med andra. Det är också vanligt att du ansvarar för egna arbetsuppgifter och projekt. Jobbet som administratör inkluderar både arbete i bakgrunden och att ha kontakter utåt med till exempel kunder, leverantörer elle privatpersoner.

Administratörsroller finns i de allra flesta branscher och organisationer, både hos större företag och hos myndigheter, kommuner och landsting. Istället för administratör kan rollen också kallas för koordinator, assistent, sekreterare, handläggare eller ordermottagare. Har arbetsuppgifterna en specifik inriktning kan titeln också vara ekonomiadministratör, löneadministratör, hr-administratör eller systemadministratör. Letar du jobb inom offentlig sektor är det vanligare att administratör istället kallas för handläggare, sekreterare, registrator eller assistent. Administratörsjobb som innebär större ansvar och mandat är till exempel Office Manager, Executive Assistant och VD-assistent.

Vanliga arbetsuppgifter

Exempel på arbetsuppgifter och ansvar för en administratör:

  • Registrera och hantera uppgifter i system
  • Sammanställa material och rapporter
  • Kontakter kunder, leverantörer, myndigheter och privatpersoner
  • Dokumentera, handlägga ärenden och arkivera
  • Administrera fakturor, ordrar, inköp, konferens- och resebokningar
  • Svara i telefon och/eller bemanna reception
  • Boka och förbereda möten
  • Skriva olika former av texter
  • Stötta ekonomiavdelningen i administration kring lönefrågor, bokföring, fakturering, statistik eller enklare ekonomiska rapporter av olika slag
  • Stötta HR, IT och/eller  Kommunikation & Marknad
  • Delta i utvecklingen av administrativa rutiner

Administratör Lön – vad tjänar man?

Ingångslönen för en administratör börjar kring 20 000 kr per månad för dig som är oerfaren och inte har någon specifik utbildning. Har du utbildning kan månadslönen börja från 25 000 kr per månad. Med erfarenheter, kunskaper och bra resultat kan du sedan höja din lön. Specialisering, större ansvar och gedigen erfarenhet kan ge en månadslön upp mot 35 000 kr. Lönerna är högre i privat sektor, hos större företag och i större städer. Det generella lönespannet för administratörer är 28 000–37 000 kr per månad.

Utbildning och kvalifikationer för en administratör

Ett jobb som administratör kräver inte formell högskoleexamen, men du bör helst ha gymnasiekompetens. Inriktning mot ekonomi, handel eller samhälle kan vara relevant, liksom kompletterande kurser på yrkeshögskola, högskola eller universitet inom ämnen som administration, personal & hr, ekonomi, samhälle, projektledning, marknadsföring och skrivande. Det är viktigt att kunna hantera Office-paketet och värdefullt med erfarenhet av olika administrativa system som till exempel lönesystem, ekonomisystem och registerprogram. 

De formella kraven för en tjänst som administratör varierar med innehållet i rollen och utifrån arbetsgivarens behov. Utbildningsbakgrund kan i många fall vara mindre viktigt än förmågan att arbeta strukturerat, självständigt och med hög service. Ofta läggs stor vikt vid personliga egenskaper.

Administratör – framtidsutsikter och karriärvägar

Administratör är ett yrke som kommer med stora utvecklingsmöjligheter. Erfarenhet och specialisering kan ge både mer ansvar och högre lön. Även om officiella yrkesprognoser ibland visar hård konkurrens, finns många olika karriärvägar att ta. Genom fina arbetsresultat och intresse för ledarskap kan du avancera till administrativ chef eller teamledare. Du kan också sikta in dig på mer kvalificerade arbetsuppgifter och gå vidare som projektkoordinator, projektledare eller handläggare. För dig som gärna axlar mer ansvar är det också möjligt att kliva över i en Executive Assistant-roll som assistent till en eller fler ledande personer i organisationen.

Som administratör har du ofta möjlighet att rikta in dig på ett visst område, till exempel IT genom att agera superuser, HR genom stöd i HR-relaterad administration, Kommunikation & Marknad genom stöd i internkommunikation och event. Det är vanligt som administratör att ha en viss del ekonomirelaterade arbetsuppgifter. Det är också möjligt att närma sig kund och försäljning genom arbetsuppgifter som ordermottagning, support och offerter. Ett möjligt karriärsteg är också att rikta in sig på administration och service kopplat till kontoret. I många fall kan du arbeta dig vidare genom erfarenhet, men det kan också vara värdefullt att komplettera med relevanta kurser.

Personliga egenskaper för att lyckas som administratör

För att trivas med att arbeta som administratör bör du vara självgående, metodisk och prestigelös. Du vill alltid göra ditt bästa för verksamheten genom att ge riktigt god service. Du behöver kunna arbeta självständig och ha lätt för att ta egna initiativ, samtidigt som du trivs med att samarbeta med andra. Det är viktigt att du som administratör har en god kommunikativ förmåga, särskilt i skrift. Det är också en fördel om du gillar att förbättra och effektivisera arbetsrutiner.

Söker du lediga jobb som administratör?

Vill du arbeta som administratör via The Pace? Vi finns här för dig som är nyfiken på konsultuppdrag och anställning inom administration. Hos oss får du stöttning av passionerade specialister som med stor nyfikenhet på dig som person vill matcha dig med rätt organisation och roll. Här kan du se lediga jobb inom administration och registrera din profil.

Behöver du rekrytera eller hyra en administratör?

När du har behov av en administratör – kontakta oss på The Pace! Du kan vara trygg med att vi hittar rätt person och rätt lösning.

Let’s talk!

Kontakta oss så ser vi tillsammans till att arbetslivet blir ett roligt och fartfyllt äventyr!

Bli inspirerad

Ta del av mer inspiration
Guide

Den stora titelguiden

I den här guiden vill vi ge en överblick över olika roller inom administration, och samtidigt visa vilka fantastiska värden de bidrar med.
Blogg

Vad gör alla Office Managers när ingen är kontoret?

När många verksamheter gått över till att arbeta delvis eller nästan helt på distans minskar behovet av en Office Manager. Det blir färre personer att ta hand om på kontoret och inte lika mycket praktiskt att ta hand om i lokalerna. Rollen blir till stor del överflödig. Eller? Tvärtom säger vi! Det är nu det blir extra viktigt med en nyckelroll som skapar förutsättningar för värdefulla möten.
Success Story

“Att vara logistikdrottning är inte hållbart i längden”

Sales Only, Nordens största aktör inom säljrekrytering, drabbades hårt av pandemin. På kort tid tappade de en stor del av sina affärer och tvingades ställa om. Detta till trots blev 2020 ett av de mest lönsamma åren hittills, men det kostade på.– I slutet av 2021 kände jag att jag inte räckte till. Allt var viktigt och bråttom och jag hade svårt att sortera och började glömma saker, säger Jenny Berge, vd för Sales Only.
Success Story

“Mycket leverans och lite snack”

Anna Lundell är stabschef på LRF och rekryterade nyligen en Executive Assistant via The Pace.– Det var en otroligt positiv rekrytering som både var snabb och smidig, säger hon.
Success Story

En VA-timme per dag gör stor skillnad

Andreas Cederlund är VD för Wise Professionals och anlitar sedan några månader en virtuell assistent (VA) för att kunna fokusera på det han är bäst på – och få bort tidstjuvar.– Jag ville också att upplevelsen av mig som VD skulle bli bättre och det är jag övertygad om att jag har lyckats med tack vare min VA, säger han.
Success Story

Riddarfjärden Ledarskap & Utveckling – Konsult inom Virtual Executive Assistant

En blandning av enkla och komplexa uppgifter med administrativt fokus. Det behovet hade Riddarfjärden Ledarskap & Utveckling som tog in en Virtual Executive Assistant på konsultbasis. På kort tid lyckades de effektivisera en rad administrativa uppgifter och frigöra tid så att medarbetarna kunde fokusera på mer prioriterade frågor.
Success Story

Rice – Rekrytering av Executive Assistant

Forskningsinstitutet Rise är ett starkt varumärke som bedriver oberoende och gränsöverskridande forskning i statlig regi. För Rise uppstod ett behov av att snabbt och effektivt fylla rollen för en Executive Assistant, samtidigt som de själva satt med mycket tighta kalendrar och ingen tid över för att rekrytera en ersättare.
Success Story

Gränges – Office Coordinator

Grängeskoncernen har expanderat rejält och behövde en person som kunde ansvara för trivseln på kontoret samt att kundbemötande och kontorsarbete kunde ske professionellt och effektivt. 
Success Story

Intervju med Lina Falk

Lina Falk kom in som konsult på The Pace och blev inhyrd på Tradera som VD-assistent och några år senare blev Lina fast anställd på Tradera som VD-assistent och kontorschef och trivdes väldigt bra. Idag jobbar hon som VD-assistent på ATEA då ett tillfälle kom upp och hon ville ta chansen att prova något annat. Även denna gång har Lina valt att gå in i rollen som konsult efter att ha varit fast anställd.
Success Story

Intervju med Susanne Bäck

Susanne Bäck är en erfaren Executive Assistant och gick in i rollen som konsult för ett så kallat hyrköp på BillerudKorsnäs. Ett hyrköp betyder att rollen som konsult omvandlas till en fast tjänst på företaget om båda parter är nöjda med varandra. Så var fallet med Susanne och BillerudKorsnäs – när konsultrollen skulle omvandlas efter sex månader så var det kärlek från båda parter.Susanne Bäck arbetar i dag på BillerudKorsnäs som Executive Assistant.
Success Story

Expressrekrytering till Comfort

Comforts mycket erfarna assistent skulle gå i pension, hur skulle de kunna ersätta henne? Personen behöver ha rätt kompetens och inställning för att kunna serva och supportera VD samt organisation på allra bästa sätt.  Dessutom gjorde tidsaspekten att en ”vanlig” rekryteringsprocess skulle ta för lång tid.
Guide

The Pace guide till Executive Assistants

En Executive Assistant idag gör mycket mer än att boka möten och hantera din kalender. Assistenten kan även fungera som en business partner och högra hand till exempelvis dig som VD. Få en inblick i hur ert samarbete tillsammans skulle kunna se ut.
Guide

Allt du behöver veta om att anlita en virtuell assistent

En virtuell assistent är perfekt att ta in när ett tight schema resulterat i att de administrativa sysslorna lagts på hög. Få en bättre inblick i hur ett samarbete tillsammans med en virtuell assistent kan läggas upp och fördelarna det medför!
Guide

Onboarda som Google – så skapar du framgångsrik digital onboardning

En digital onboardingprocess kan bli lika lyckad som en som inkluderar fysiska möten. Google som alltid ligger i framkant med ny teknik och tjänster har även en inspirerande digital onboardingprocess – här får du ta del av framgångsreceptet!
Blogg

Vad gör en virtuell assistent?

En virtuell assistent eller virtual executive assistant kan bli en ovärderlig del av företaget – på distans. Läs om hur du skulle kunna dra nytta av en virtuell assistent!
Blogg

Vad gör en Executive Assistant?

En Executive Assistants arbete underlättar i grund och botten vardagen för en person i ledande position. Läs mer om den spännande rollen som är i konstant utveckling.
Blogg

Dessa 5 mjuka egenskaper bör du leta efter hos en Exekutiv assistent

En exekutiv assistent kommer in och tar hand om administrativa arbetsuppgifter som någon i ledningsgruppen behöver avlastning med. Utbildning och tidigare erfarenheter är viktiga men personkemin är ännu viktigare för ett gott samarbete. Se därför över vilka mjuka egenskaper personen bör ha för att passa in hos er.
Blogg

Att hyra en konsult skapar mervärde

Nu är vi några månader in i 2022 och det fullkomligt kokar på arbetsmarknaden. Företag lägger ut jobbannonser som aldrig förr, och rekryteringstakten är otroligt hög. En utmaning vi ser på arbetsmarknaden allt oftare är att efterfrågan är högre än utbudet. Det är definitivt kandidatens marknad just nu. Inom områden såsom IT och utveckling har kompetensbrist länge varit ett faktum, men nu börjar samma utmaning märkas av inom områden som ekonomi, marknad, HR och administration. Vi som företag behöver fundera kring hur vi bygger upp våra team. Permanenta rekryteringar är ju faktiskt inte den enda vägen att gå!
Event

Webbinarium | Så får du koll på Social Media Manager-rollen

Post

Fixa jobbet med din LinkedIn-profil!

Går du i ”jobb-bytar-tankar”? Eller vill du öppna dörrarna för nya karriärvägar, men har för lite tid för att leta efter spännande jobb? Då är det läge att uppdatera din LinkedIn-profil!
Ta del av mer inspiration