Skip to content

Yrkesguide: Office Coordinator & kontorsassistent

En Office Coordinator gör vardagen enklare för alla på kontoret. Här går vi igenom vad rollen som Office Coordinator innebär: ansvar, arbetsuppgifter, lön, utbildning & kvalifikationer, framtidsutsikter samt personliga egenskaper.

Vad gör en Office Coordinator?

Office Coordinator, eller kontorsassistent, är en central och viktig roll för många organisationer. Ditt ansvar är kopplat till kontorsservice och till uppgifter där du skapar förstklassig service och möjliggör för kollegor i verksamheten att skapa ännu bättre resultat. En Office Coordinator ser till att det dagliga arbetet på kontoret fungerar väl och är ofta ansiktet utåt för besökare. Arbetsuppgifterna är varierande och du rycker in och hjälper till där det behövs.

Vanliga arbetsuppgifter

Exempel på vanliga ansvar och arbetsuppgifter för Office Coordinator/kontorsassistent:

  • Posthantering, bud och leveranser
  • Inköp av kontorsmaterial
  • Resebokningar
  • Kontakter med leverantörer inom städ, kontorsutrustning med mera
  • Säkerställa att kontorets ytor är representativa
  • Hantering av frukost, fika och luncher
  • Rutiner för kontorsservice och administrativa arbetsuppgifter
  • Delaktighet i konferens- och eventplanering
  • Reception och mottagande av besökare
  • Telefon och växel
  • Mötesbokning
  • Stöd till verksamheten med administrativa uppgifter

Office Coordinator lön – vad tjänar man?

Som ingångslön kan en Office Coordinator eller kontorsassistent börja på strax över 20 000 kr per månad. Har du tidigare erfarenhet och/eller utbildning kan du istället börja från ca 25 000 kr per månad. Med erfarenhet och större ansvar kan månadslönen därefter öka upp mot 30 000–35 000 kr.

Utbildning och kvalifikationer för Office Coordinator

Det krävs ingen specifik utbildning för att arbeta som Office Coordinator eller kontorsassistent. Det finns dock utbildningar inom administration som kan vara meriterande. Stor vikt läggs vid erfarenhet och personliga egenskaper. Många i rollen som Office Coordinator har bakgrund inom service – antingen i en liknande roll eller från till exempel hotell, konferens, restaurang eller butik. Du behöver kunna uttrycka dig väl i tal och skrift både på svenska och engelska.

Framtidsutsikter för Office Coordinator och kontorsassistent

En tjänst som Office Coordinator är ofta bra som ingång till andra roller i organisationen. Du har möjlighet att röra dig mot till exempel ekonomi, kommunikation eller HR. Ett naturligt steg vidare kan också vara att anta en teamledarroll som Office Manager eller att gå vidare mot en ansvarsfull assistentroll som till exempel Executive assistant eller vd-assistent. Du kan även bygga på dina kvalifikationer inom administration och titta på roller som administratör, projektkoordinator eller projektledare.

Personliga egenskaper för att lyckas som Office Coordinator

I rollen som Office Coordinator eller kontorsassistent läggs stor vikt vid dina personliga egenskaper. Du är en person som får energi av att ge förstklassig service och att arbeta med varierande arbetsuppgifter, ofta i ett högt tempo. Du behöver vara ordningsam, lyhörd, nyfiken, prestigelös och ansvarsfull. Du trivs med en omväxlande vardag och motiveras av att underlätta för andra. Det är viktigt att du är självgående och har lätt för att ta egna initiativ. Du är social med utmärkta kommunikativa förmågor i både tal och skrift.

Söker du lediga jobb som Office Coordinator eller kontorsassistent?

Vi hjälper dig när du är redo för nästa steg i karriären. Hos oss får du stöttning av passionerade specialister som brinner för området administration. Med kunder inom olika branscher och med stor nyfikenhet för dig som person, kan vi snabbt matcha dig till rätt organisation och roll. Här kan du se lediga jobb som Office Coordinator eller kontorsassistent och registrera din profil.

Behöver du rekrytera eller hyra Office Coordinator?

Som specialister inom såväl konsultuthyrning som rekrytering av specialister inom administration är vi på The Pace det självklara valet för dig som behöver en Office Coordinator eller kontorsassistent. Vi finns i Stockholm, Göteborg och Malmö och kan snabbt och enkelt hitta den perfekta lösningen för dig. När du behöver hjälp att hitta en Office Coordinator – kontakta oss!

Let’s talk!

Kontakta oss så ser vi tillsammans till att arbetslivet blir ett roligt och fartfyllt äventyr!

Bli inspirerad

Ta del av mer inspiration
Blogg

En tredjedel av VD:ar kämpar med att attrahera högpresterande talanger

Att attrahera och behålla talanger är en utmaning som många företagsledare står inför idag. Enligt vår undersökning genomförd i samarbete med K2 Search och baserad på svar från ca 500 företagsledare visar det sig att en stor andel, 33%, upplever det som en stor utmaning att attrahera och behålla högpresterande talanger. Ytterligare 5% anser till och med att det är en mycket stor utmaning.
Blogg

Administratörens nyckelroll i hållbarhetsarbetet 2024

År 2024 är hållbarhet en nödvändighet för företag som strävar efter framgång och långsiktig överlevnad. Med nya EU-direktivet CSRD som gäller från den 1 januari 2024 ställs det nya krav på företag hur de ska styra, arbeta, redovisa, målsätta och följa upp sitt hållbarhetsarbete utifrån ESG. I den utvecklingen blir administratören avgörande.
Guide

VD-pulsen – en undersökning i samarbete med K2 Search

Vår nya undersökning, i samarbete med K2 Search, ger djupgående insikter från 500 svenska företagsledare om digitalisering, talangrekrytering, hållbarhet och strategisk balans. Medan 22% upplever sina organisationer som väl rustade för digitaliseringen, utforskar vi vad de återstående 78% anser.
Success Story

Koordinatorn har en otroligt viktig roll i vårt företag

De hade en medarbetare i denna roll i flera år, när personen sedan valde att sluta så skapades ett hål som behövde fyllas snabbt. I ett litet bolag sitter mycket av kunskapen i varje medarbetare, trots att man har satt upp processer och riktlinjer.
Blogg

VD assistent, gatekeeper, högra handen eller Executive Assistant?

Kärt barn har många namn, men rätt person till denna roll är inte alltid lätt att hitta
Guide

Vägvisare i organiserat kaos: Administratörer som väver samman framgång

Tänk dig scenen: en kontorsmiljö full av snabba tangenttryckningar, telefoner som ringer i harmoni och dokument som flyger genom luften som pappersflygplan. I denna surrealistiska vardag är det administratörerna som spelar huvudrollen, som de osynliga hjältar de är. I vår värld smyger vardagshjältar smyger runt och förvandlar kaos till ordning.
Event

Administration Day 2023

Stockholm
Blogg

Fyra fördomar om Executive Assistants

Vad gör egentligen en “Executive Assistant” och varför behöver du en? Du kommer kanske ihåg filmen “Djävulen bär prada” där Anne Hathaway är en av två nervösa assistenter till den ökända modechefen Miranda Priestly som spelas av Meryl Streep? När Miranda kommer in till kontoret på morgonen slänger hon sin kappa och väska på en av assistenternas bord och fortsätter sedan bete sig nedlåtande hela dagen. Hon ger assistenterna omöjliga uppgifter och skäller på dem när de inte klarar pressen.
Success Story

The Pace rekryterar nyckelroll för svensk beredskap

Den nya rollen blir en nyckelfunktion för uppdraget. Som spindeln i nätet ansvarar rollen för att samordna arbetet ute i de 6 olika bredskapsregionerna i landet. Rollen kräver en stark lagspelare, med fallenhet för projektledning samt en utomordentlig förmåga att kunna koordinera och säkerställa att minsta lilla detalj är på plats. 
Blogg

Är administratörens roll en försvarbar kostnad i en lågkonjunktur?

“Jag märks inte alltid, men det är då jag gör ett bra jobb”, sa en exekutiv assistent under en intervju. Hon satte fingret på en utmaning många administratörer upplever idag. De utför nyckeluppgifter som gör att resten av maskineriet fungerar smidigt, och när det fungerar tänker ingen på det. Det är först när saker inte fungerar som vi börjar uppmärksamma att allt inte flyter på: mejl som inte besvaras, möten där ingen bokat konferensrum, viktig information som inte når rätt person och detaljer som kan leda till uteblivna affärer.
Event

Executiv Assistant nätverksträff den 17 november

Stockholm
Guide

Den stora titelguiden

I den här guiden vill vi ge en överblick över olika roller inom administration, och samtidigt visa vilka fantastiska värden de bidrar med.
Blogg

Vad gör alla Office Managers när ingen är kontoret?

När många verksamheter gått över till att arbeta delvis eller nästan helt på distans minskar behovet av en Office Manager. Det blir färre personer att ta hand om på kontoret och inte lika mycket praktiskt att ta hand om i lokalerna. Rollen blir till stor del överflödig. Eller? Tvärtom säger vi! Det är nu det blir extra viktigt med en nyckelroll som skapar förutsättningar för värdefulla möten.
Success Story

”Att vara logistikdrottning är inte hållbart i längden”

Sales Only, Nordens största aktör inom säljrekrytering, drabbades hårt av pandemin. På kort tid tappade de en stor del av sina affärer och tvingades ställa om. Detta till trots blev 2020 ett av de mest lönsamma åren hittills, men det kostade på.– I slutet av 2021 kände jag att jag inte räckte till. Allt var viktigt och bråttom och jag hade svårt att sortera och började glömma saker, säger Jenny Berge, vd för Sales Only.
Success Story

”Mycket leverans och lite snack”

Anna Lundell är stabschef på LRF och rekryterade nyligen en Executive Assistant via The Pace.– Det var en otroligt positiv rekrytering som både var snabb och smidig, säger hon.
Success Story

En VA-timme per dag gör stor skillnad

Andreas Cederlund är VD för Wise Professionals och anlitar sedan några månader en virtuell assistent (VA) för att kunna fokusera på det han är bäst på – och få bort tidstjuvar.– Jag ville också att upplevelsen av mig som VD skulle bli bättre och det är jag övertygad om att jag har lyckats med tack vare min VA, säger han.
Success Story

Riddarfjärden Ledarskap & Utveckling – Konsult inom Virtual Executive Assistant

En blandning av enkla och komplexa uppgifter med administrativt fokus. Det behovet hade Riddarfjärden Ledarskap & Utveckling som tog in en Virtual Executive Assistant på konsultbasis. På kort tid lyckades de effektivisera en rad administrativa uppgifter och frigöra tid så att medarbetarna kunde fokusera på mer prioriterade frågor.
Success Story

Rice – Rekrytering av Executive Assistant

Forskningsinstitutet Rise är ett starkt varumärke som bedriver oberoende och gränsöverskridande forskning i statlig regi. För Rise uppstod ett behov av att snabbt och effektivt fylla rollen för en Executive Assistant, samtidigt som de själva satt med mycket tighta kalendrar och ingen tid över för att rekrytera en ersättare.
Success Story

Gränges – Office Coordinator

Grängeskoncernen har expanderat rejält och behövde en person som kunde ansvara för trivseln på kontoret samt att kundbemötande och kontorsarbete kunde ske professionellt och effektivt. 
Success Story

Intervju med Lina Falk

Lina Falk kom in som konsult på The Pace och blev inhyrd på Tradera som VD-assistent och några år senare blev Lina fast anställd på Tradera som VD-assistent och kontorschef och trivdes väldigt bra. Idag jobbar hon som VD-assistent på ATEA då ett tillfälle kom upp och hon ville ta chansen att prova något annat. Även denna gång har Lina valt att gå in i rollen som konsult efter att ha varit fast anställd.
Ta del av mer inspiration