Cookie Settings Our site uses cookies in order for the site to function properly and for your user experience to be even better. You can read more about them use and control their settings.
Skip to content

Yrkesguide: Office Manager

Office Manager är en viktig kulturbärare som gör livet på kontoret både enklare och mer effektivt. Här går vi igenom vad en Office Manager gör, vilka ansvarsområden och arbetsuppgifter som kan ingå, lönenivå samt vilka kvalifikationer och personliga egenskaper som är efterfrågade.

Vad gör en Office Manager?

Office Manager, kontorsansvarig eller kontorschef är en viktig kulturbärande roll i organisationen. Det huvudsakliga uppdraget som Office Manager handlar om att skapa förutsättningar för verksamheten genom en trivsam kontorsmiljö och god intern service. Du har som Office Manager övergripande ansvar för ett eller flera kontor och, om det finns fler medarbetare som till exempel receptionist eller Office Coordinator, har du också chefsansvar. Du ansvarar för hur kontoret ser ut och fungerar och för att leverera en utmärkt service.

Som Office Manager strävar du efter att både kollegor och besökare ska få en positiv upplevelse av att kliva in på kontoret. Du ansvarar såväl för daglig verksamhetsdrift av kontor, reception och mötesverksamhet, som för vissa back-officetjänster. Du arbetar i nära samverkan med både ledning, specialister och leverantörer.

I en mindre organisation ditt ansvar röra mer vardagliga uppgifter och i en större vara mer kopplat till fastigheter och avtal. Alternativa titlar är kontorsansvarig, facility manager, first impression manager och mood manager.

Vanliga arbetsuppgifter

Exempel på vanliga ansvar och arbetsuppgifter för en Office Manager.

  • Daglig drift av ett eller flera kontor
  • Bemötande och upplevelse kopplat till kontoret
  • Samordning och utveckling av intern service såsom reception, resebokning, mötes- och konferensrum, kontorsutrustning, städning, vaktmästeri och catering  
  • Budget för egna ansvarsområden
  • Kontakter med hyresvärd och fastighetsskötare
  • Ansvar för husronder, processer, checklistor och rutiner
  • Säkerhetsansvar kopplat till lås, larm och brand
  • Planering och genomförande av event, konferenser och projekt
  • Personalansvar
  • Receptionsarbete
  • Administrativt arbete som stöd till andra funktioner

Office Manager lön – vad tjänar man?

Lön för en Office Manager kan variera utifrån tidigare erfarenhet, ålder, storlek på bolag, geografi och ansvarsområden. Ett vanligt lönespann är mellan 30 000 kr och 45 000 kr.

Utbildning och kvalifikationer för Office Manager

För att arbeta som Office Manager kan du ha flera olika bakgrunder. Din erfarenhet och dina personliga egenskaper väger ofta tyngre än utbildningsbakgrunden. Du kan till exempel ha flerårig erfarenhet inom service där du varit kontorschef, receptionschef, receptionist, Office coordinator eller liknande, gärna med tidigare personalansvar. Har du ekonomisk utbildning eller erfarenhet kan även det vara meriterande. Oftast efterfrågas att du som Office Manager kan kommunicera obehindrat på både engelska och svenska.

Framtid för en Office Manager

Trots att många organisationer rör sig mot större grad av hybridarbete och mindre tid på kontoret finns fortsatt behov av en roll som kan ansvara för den fysiska mötesplatsen. Spanar vi framåt ser vi hur ännu mer tyngd ligger på de mjuka delarna kring upplevelse och kultur. Kanske Mood Manager blir ett naturligt steg? Att arbeta som Office Manager kan många gånger öppna dörrar till andra roller inom organisationen, till exempel med fler uppgifter kopplat till ekonomi, HR eller internkommunition. Alternativt roller som VD-assistent eller Executive Assistant.

Personliga egenskaper för att lyckas som Office Manager

För att trivas i rollen som Office Manager brinner du för service och älskar att fungera som ett nav för kontorskulturen. Du gillar mötet med människor och har en mycket god förmåga att kommunicera. Du är dessutom en god projektledare med intresse för utveckling och ständiga förbättringar. Vidare är viktiga personliga egenskaper för en Office manager att vara självgående, tycka om varierande arbetsuppgifter och att vara flexibel. Du förväntas också ha en utmärkt prioriteringsförmåga och en god ekonomisk förståelse.

Söker du lediga jobb som Office Manager?

Vi hjälper dig när du är redo för nästa steg i karriären. Hos oss får du stöttning av passionerade specialister som brinner för området administration. Med kunder inom olika branscher och med stor nyfikenhet för dig som person, kan vi snabbt matcha dig till rätt organisation och roll. Här kan du se lediga jobb som Office Manager och registrera din profil.

Let’s talk!

Kontakta oss så ser vi tillsammans till att arbetslivet blir ett roligt och fartfyllt äventyr!

Bli inspirerad

Ta del av mer inspiration
Guide

Den stora titelguiden

I den här guiden vill vi ge en överblick över olika roller inom administration, och samtidigt visa vilka fantastiska värden de bidrar med.
Blogg

Vad gör alla Office Managers när ingen är kontoret?

När många verksamheter gått över till att arbeta delvis eller nästan helt på distans minskar behovet av en Office Manager. Det blir färre personer att ta hand om på kontoret och inte lika mycket praktiskt att ta hand om i lokalerna. Rollen blir till stor del överflödig. Eller? Tvärtom säger vi! Det är nu det blir extra viktigt med en nyckelroll som skapar förutsättningar för värdefulla möten.
Success Story

“Att vara logistikdrottning är inte hållbart i längden”

Sales Only, Nordens största aktör inom säljrekrytering, drabbades hårt av pandemin. På kort tid tappade de en stor del av sina affärer och tvingades ställa om. Detta till trots blev 2020 ett av de mest lönsamma åren hittills, men det kostade på.– I slutet av 2021 kände jag att jag inte räckte till. Allt var viktigt och bråttom och jag hade svårt att sortera och började glömma saker, säger Jenny Berge, vd för Sales Only.
Success Story

“Mycket leverans och lite snack”

Anna Lundell är stabschef på LRF och rekryterade nyligen en Executive Assistant via The Pace.– Det var en otroligt positiv rekrytering som både var snabb och smidig, säger hon.
Success Story

En VA-timme per dag gör stor skillnad

Andreas Cederlund är VD för Wise Professionals och anlitar sedan några månader en virtuell assistent (VA) för att kunna fokusera på det han är bäst på – och få bort tidstjuvar.– Jag ville också att upplevelsen av mig som VD skulle bli bättre och det är jag övertygad om att jag har lyckats med tack vare min VA, säger han.
Success Story

Riddarfjärden Ledarskap & Utveckling – Konsult inom Virtual Executive Assistant

En blandning av enkla och komplexa uppgifter med administrativt fokus. Det behovet hade Riddarfjärden Ledarskap & Utveckling som tog in en Virtual Executive Assistant på konsultbasis. På kort tid lyckades de effektivisera en rad administrativa uppgifter och frigöra tid så att medarbetarna kunde fokusera på mer prioriterade frågor.
Success Story

Rice – Rekrytering av Executive Assistant

Forskningsinstitutet Rise är ett starkt varumärke som bedriver oberoende och gränsöverskridande forskning i statlig regi. För Rise uppstod ett behov av att snabbt och effektivt fylla rollen för en Executive Assistant, samtidigt som de själva satt med mycket tighta kalendrar och ingen tid över för att rekrytera en ersättare.
Success Story

Gränges – Office Coordinator

Grängeskoncernen har expanderat rejält och behövde en person som kunde ansvara för trivseln på kontoret samt att kundbemötande och kontorsarbete kunde ske professionellt och effektivt. 
Success Story

Intervju med Lina Falk

Lina Falk kom in som konsult på The Pace och blev inhyrd på Tradera som VD-assistent och några år senare blev Lina fast anställd på Tradera som VD-assistent och kontorschef och trivdes väldigt bra. Idag jobbar hon som VD-assistent på ATEA då ett tillfälle kom upp och hon ville ta chansen att prova något annat. Även denna gång har Lina valt att gå in i rollen som konsult efter att ha varit fast anställd.
Success Story

Intervju med Susanne Bäck

Susanne Bäck är en erfaren Executive Assistant och gick in i rollen som konsult för ett så kallat hyrköp på BillerudKorsnäs. Ett hyrköp betyder att rollen som konsult omvandlas till en fast tjänst på företaget om båda parter är nöjda med varandra. Så var fallet med Susanne och BillerudKorsnäs – när konsultrollen skulle omvandlas efter sex månader så var det kärlek från båda parter.Susanne Bäck arbetar i dag på BillerudKorsnäs som Executive Assistant.
Success Story

Expressrekrytering till Comfort

Comforts mycket erfarna assistent skulle gå i pension, hur skulle de kunna ersätta henne? Personen behöver ha rätt kompetens och inställning för att kunna serva och supportera VD samt organisation på allra bästa sätt.  Dessutom gjorde tidsaspekten att en ”vanlig” rekryteringsprocess skulle ta för lång tid.
Guide

The Pace guide till Executive Assistants

En Executive Assistant idag gör mycket mer än att boka möten och hantera din kalender. Assistenten kan även fungera som en business partner och högra hand till exempelvis dig som VD. Få en inblick i hur ert samarbete tillsammans skulle kunna se ut.
Guide

Allt du behöver veta om att anlita en virtuell assistent

En virtuell assistent är perfekt att ta in när ett tight schema resulterat i att de administrativa sysslorna lagts på hög. Få en bättre inblick i hur ett samarbete tillsammans med en virtuell assistent kan läggas upp och fördelarna det medför!
Guide

Onboarda som Google – så skapar du framgångsrik digital onboardning

En digital onboardingprocess kan bli lika lyckad som en som inkluderar fysiska möten. Google som alltid ligger i framkant med ny teknik och tjänster har även en inspirerande digital onboardingprocess – här får du ta del av framgångsreceptet!
Blogg

Vad gör en virtuell assistent?

En virtuell assistent eller virtual executive assistant kan bli en ovärderlig del av företaget – på distans. Läs om hur du skulle kunna dra nytta av en virtuell assistent!
Blogg

Vad gör en Executive Assistant?

En Executive Assistants arbete underlättar i grund och botten vardagen för en person i ledande position. Läs mer om den spännande rollen som är i konstant utveckling.
Blogg

Dessa 5 mjuka egenskaper bör du leta efter hos en Exekutiv assistent

En exekutiv assistent kommer in och tar hand om administrativa arbetsuppgifter som någon i ledningsgruppen behöver avlastning med. Utbildning och tidigare erfarenheter är viktiga men personkemin är ännu viktigare för ett gott samarbete. Se därför över vilka mjuka egenskaper personen bör ha för att passa in hos er.
Blogg

Att hyra en konsult skapar mervärde

Nu är vi några månader in i 2022 och det fullkomligt kokar på arbetsmarknaden. Företag lägger ut jobbannonser som aldrig förr, och rekryteringstakten är otroligt hög. En utmaning vi ser på arbetsmarknaden allt oftare är att efterfrågan är högre än utbudet. Det är definitivt kandidatens marknad just nu. Inom områden såsom IT och utveckling har kompetensbrist länge varit ett faktum, men nu börjar samma utmaning märkas av inom områden som ekonomi, marknad, HR och administration. Vi som företag behöver fundera kring hur vi bygger upp våra team. Permanenta rekryteringar är ju faktiskt inte den enda vägen att gå!
Event

Webbinarium | Så får du koll på Social Media Manager-rollen

Post

Fixa jobbet med din LinkedIn-profil!

Går du i ”jobb-bytar-tankar”? Eller vill du öppna dörrarna för nya karriärvägar, men har för lite tid för att leta efter spännande jobb? Då är det läge att uppdatera din LinkedIn-profil!
Ta del av mer inspiration