Skip to content

Office Manager

Stockholm
Ansök senast 22 Apr 2024
Har du kontorserfarenhet och letar efter en plats där du kan göra en skillnad för dina kollegor? Är du också en initiativtagande och strukturerad person som sprider härliga energi och värnar om god arbetskultur? Sök då rollen som Office Manager till Mips!

Till vår kära kund Mips, som är dedikerade till att skydda liv och hälsa, söker vi en Office Manager. De sitter på Kemistvägen 1B i Täby på ett stort fint kontor på tre våningsplan. Förutom härliga arbetsytor för alla kollegor rymmer deras ytor gym, testlabb, verkstad och mycket mer!

Mips är specialiserat på hjälmbaserad säkerhet och är världsledande inom detta område. Mips består av nyfikna och engagerade personer som gemensamt jobbar för att skapa en tryggare vardag för medmänniskor.

Ditt uppdrag

Som Office Manager arbetar du på kontoret och är en nyckelperson som får allt att flyta på kontoret. Detta innebär varierande arbetsuppgifter från högt till lågt, allt från snabba utryckningar till återkommande arbetsuppgifter. I rollen finns utrymme och mandat för att komma med nya idéer och förändringsförslag. Du agerar ambassadör åt företaget och bemöter alla gäster och medarbetare på ett professionellt och trevligt sätt. Arbetstiderna är kontorstider mellan 08.00 – 17.00.

Ditt ansvar kommer att växa med tiden och du kommer att ta ett större helhetsgrepp kring kontoret, din roll kommer vara bred, vilket kommer ställa krav på en god proaktivitet och driv.

Dina arbetsuppgifter kommer att innefatta men inte begränsas till:

  • Hantera kontorsadministration och faciliteter
  • Svara i kontorstelefonen och vägleda samtal till rätt person
  • Ta emot besökare och se till deras behov
  • Beställa och hantera kontorsmaterial och förnödenheter
  • Organisera leveranser och paket, inklusive DHL-försändelser
  • Koordinera kontakten med olika leverantörer och serviceföretag
  • Planera och schemalägga interna evenemang och möten
  • Stödja medarbetare i administrativa frågor
  • Utveckla processer och rutiner för effektivitet
  • Ha ett hållbarhetsfokus i arbetsuppgifterna
  • Ansvara för inköp kopplade till förbrukningsvaror och avtal
  • Se till att kontoret alltid är presentabelt

Din bakgrund
För att lyckas i rollen ser vi att du gärna har några års av kontorserfarenhet från en liknande roll.

I en roll som Office Manager är den ena dagen aldrig den andra lik. Rollen ställer krav på initiativförmåga och öga för detaljer där du har förmågan att se vad som behöver göras och att du kan prioritera effektivt samt hantera flera arbetsuppgifter samtidigt. Du klarar av att strukturera ditt arbete och är inte rädd för att ta egna initiativ när det krävs och van vid att arbeta självständigt.

Du är en utåtriktad person med hög energinivå som på ett naturligt sätt skapar kontakter och relationer och trivs med att arbeta brett och självständigt på ett prestigelöst sätt. Att du levererar hög service och utför dina arbetsuppgifter med noggrannhet och god struktur ser du som en självklarhet. Du har även god kommunikationsförmåga i svenska och engelska, i både tal och skrift.

Vill du veta mer om tjänsten?
I den här rekryteringen samarbetar Mips med Wise Professionals, The Pace. För att säkerställa en objektiv och icke-diskriminerade rekrytering kommer du att få genomföra arbetspsykologiska tester om du går vidare i denna process. Har du frågor om tjänsten kan du kontakta ansvarig rekryteringskonsult Fredrik Holmberg, fredrik.holmberg@thepace.se. Vi arbetar med löpande urval och tjänsten kan komma att tillsättas omgående.

Varmt välkommen med din ansökan!

Liknande jobb