Yrkesguide: Office Manager
Office Manager är en viktig kulturbärare som gör livet på kontoret både enklare och mer effektivt. Här går vi igenom vad en Office Manager gör, vilka ansvarsområden och arbetsuppgifter som kan ingå, lönenivå samt vilka kvalifikationer och personliga egenskaper som är efterfrågade.
Vad gör en Office Manager?
Office Manager, kontorsansvarig eller kontorschef är en viktig kulturbärande roll i organisationen. Det huvudsakliga uppdraget som Office Manager handlar om att skapa förutsättningar för verksamheten genom en trivsam kontorsmiljö och god intern service. Du har som Office Manager övergripande ansvar för ett eller flera kontor och, om det finns fler medarbetare som till exempel receptionist eller Office Coordinator, har du också chefsansvar. Du ansvarar för hur kontoret ser ut och fungerar och för att leverera en utmärkt service.
Som Office Manager strävar du efter att både kollegor och besökare ska få en positiv upplevelse av att kliva in på kontoret. Du ansvarar såväl för daglig verksamhetsdrift av kontor, reception och mötesverksamhet, som för vissa back-officetjänster. Du arbetar i nära samverkan med både ledning, specialister och leverantörer.
I en mindre organisation ditt ansvar röra mer vardagliga uppgifter och i en större vara mer kopplat till fastigheter och avtal. Alternativa titlar är kontorsansvarig, facility manager, first impression manager och mood manager.
Vanliga arbetsuppgifter
Exempel på vanliga ansvar och arbetsuppgifter för en Office Manager.
- Daglig drift av ett eller flera kontor
- Bemötande och upplevelse kopplat till kontoret
- Samordning och utveckling av intern service såsom reception, resebokning, mötes- och konferensrum, kontorsutrustning, städning, vaktmästeri och catering
- Budget för egna ansvarsområden
- Kontakter med hyresvärd och fastighetsskötare
- Ansvar för husronder, processer, checklistor och rutiner
- Säkerhetsansvar kopplat till lås, larm och brand
- Planering och genomförande av event, konferenser och projekt
- Personalansvar
- Receptionsarbete
- Administrativt arbete som stöd till andra funktioner
Office Manager lön – vad tjänar man?
Lön för en Office Manager kan variera utifrån tidigare erfarenhet, ålder, storlek på bolag, geografi och ansvarsområden. Ett vanligt lönespann är mellan 30 000 kr och 45 000 kr.
Utbildning och kvalifikationer för Office Manager
För att arbeta som Office Manager kan du ha flera olika bakgrunder. Din erfarenhet och dina personliga egenskaper väger ofta tyngre än utbildningsbakgrunden. Du kan till exempel ha flerårig erfarenhet inom service där du varit kontorschef, receptionschef, receptionist, Office coordinator eller liknande, gärna med tidigare personalansvar. Har du ekonomisk utbildning eller erfarenhet kan även det vara meriterande. Oftast efterfrågas att du som Office Manager kan kommunicera obehindrat på både engelska och svenska.
Framtid för en Office Manager
Trots att många organisationer rör sig mot större grad av hybridarbete och mindre tid på kontoret finns fortsatt behov av en roll som kan ansvara för den fysiska mötesplatsen. Spanar vi framåt ser vi hur ännu mer tyngd ligger på de mjuka delarna kring upplevelse och kultur. Kanske Mood Manager blir ett naturligt steg? Att arbeta som Office Manager kan många gånger öppna dörrar till andra roller inom organisationen, till exempel med fler uppgifter kopplat till ekonomi, HR eller internkommunition. Alternativt roller som VD-assistent eller Executive Assistant.
Personliga egenskaper för att lyckas som Office Manager
För att trivas i rollen som Office Manager brinner du för service och älskar att fungera som ett nav för kontorskulturen. Du gillar mötet med människor och har en mycket god förmåga att kommunicera. Du är dessutom en god projektledare med intresse för utveckling och ständiga förbättringar. Vidare är viktiga personliga egenskaper för en Office manager att vara självgående, tycka om varierande arbetsuppgifter och att vara flexibel. Du förväntas också ha en utmärkt prioriteringsförmåga och en god ekonomisk förståelse.
Söker du lediga jobb som Office Manager?
Vi hjälper dig när du är redo för nästa steg i karriären. Hos oss får du stöttning av passionerade specialister som brinner för området administration. Med kunder inom olika branscher och med stor nyfikenhet för dig som person, kan vi snabbt matcha dig till rätt organisation och roll. Här kan du se lediga jobb som Office Manager och registrera din profil.
Let’s talk!
Kontakta oss så ser vi tillsammans till att arbetslivet blir ett roligt och fartfyllt äventyr!
