Skip to content

Yrkesguide: Office Manager

Office Manager är en viktig kulturbärare som gör livet på kontoret både enklare och mer effektivt. Här går vi igenom vad en Office Manager gör, vilka ansvarsområden och arbetsuppgifter som kan ingå, lönenivå samt vilka kvalifikationer och personliga egenskaper som är efterfrågade.

Vad gör en Office Manager?

Office Manager, kontorsansvarig eller kontorschef är en viktig kulturbärande roll i organisationen. Det huvudsakliga uppdraget som Office Manager handlar om att skapa förutsättningar för verksamheten genom en trivsam kontorsmiljö och god intern service. Du har som Office Manager övergripande ansvar för ett eller flera kontor och, om det finns fler medarbetare som till exempel receptionist eller Office Coordinator, har du också chefsansvar. Du ansvarar för hur kontoret ser ut och fungerar och för att leverera en utmärkt service.

Som Office Manager strävar du efter att både kollegor och besökare ska få en positiv upplevelse av att kliva in på kontoret. Du ansvarar såväl för daglig verksamhetsdrift av kontor, reception och mötesverksamhet, som för vissa back-officetjänster. Du arbetar i nära samverkan med både ledning, specialister och leverantörer.

I en mindre organisation ditt ansvar röra mer vardagliga uppgifter och i en större vara mer kopplat till fastigheter och avtal. Alternativa titlar är kontorsansvarig, facility manager, first impression manager och mood manager.

Vanliga arbetsuppgifter

Exempel på vanliga ansvar och arbetsuppgifter för en Office Manager.

  • Daglig drift av ett eller flera kontor
  • Bemötande och upplevelse kopplat till kontoret
  • Samordning och utveckling av intern service såsom reception, resebokning, mötes- och konferensrum, kontorsutrustning, städning, vaktmästeri och catering  
  • Budget för egna ansvarsområden
  • Kontakter med hyresvärd och fastighetsskötare
  • Ansvar för husronder, processer, checklistor och rutiner
  • Säkerhetsansvar kopplat till lås, larm och brand
  • Planering och genomförande av event, konferenser och projekt
  • Personalansvar
  • Receptionsarbete
  • Administrativt arbete som stöd till andra funktioner

Office Manager lön – vad tjänar man?

Lön för en Office Manager kan variera utifrån tidigare erfarenhet, ålder, storlek på bolag, geografi och ansvarsområden. Ett vanligt lönespann är mellan 30 000 kr och 45 000 kr.

Utbildning och kvalifikationer för Office Manager

För att arbeta som Office Manager kan du ha flera olika bakgrunder. Din erfarenhet och dina personliga egenskaper väger ofta tyngre än utbildningsbakgrunden. Du kan till exempel ha flerårig erfarenhet inom service där du varit kontorschef, receptionschef, receptionist, Office coordinator eller liknande, gärna med tidigare personalansvar. Har du ekonomisk utbildning eller erfarenhet kan även det vara meriterande. Oftast efterfrågas att du som Office Manager kan kommunicera obehindrat på både engelska och svenska.

Framtid för en Office Manager

Trots att många organisationer rör sig mot större grad av hybridarbete och mindre tid på kontoret finns fortsatt behov av en roll som kan ansvara för den fysiska mötesplatsen. Spanar vi framåt ser vi hur ännu mer tyngd ligger på de mjuka delarna kring upplevelse och kultur. Kanske Mood Manager blir ett naturligt steg? Att arbeta som Office Manager kan många gånger öppna dörrar till andra roller inom organisationen, till exempel med fler uppgifter kopplat till ekonomi, HR eller internkommunition. Alternativt roller som VD-assistent eller Executive Assistant.

Personliga egenskaper för att lyckas som Office Manager

För att trivas i rollen som Office Manager brinner du för service och älskar att fungera som ett nav för kontorskulturen. Du gillar mötet med människor och har en mycket god förmåga att kommunicera. Du är dessutom en god projektledare med intresse för utveckling och ständiga förbättringar. Vidare är viktiga personliga egenskaper för en Office manager att vara självgående, tycka om varierande arbetsuppgifter och att vara flexibel. Du förväntas också ha en utmärkt prioriteringsförmåga och en god ekonomisk förståelse.

Söker du lediga jobb som Office Manager?

Vi hjälper dig när du är redo för nästa steg i karriären. Hos oss får du stöttning av passionerade specialister som brinner för området administration. Med kunder inom olika branscher och med stor nyfikenhet för dig som person, kan vi snabbt matcha dig till rätt organisation och roll. Här kan du se lediga jobb som Office Manager och registrera din profil.

Let’s talk!

Kontakta oss så ser vi tillsammans till att arbetslivet blir ett roligt och fartfyllt äventyr!

Bli inspirerad

Ta del av mer inspiration
Blogg

Vad innebär 24-månadersregeln? 

Upptäck vad 24-månadersregeln innebär och hur den påverkar din personalhantering.
Event

Webinar 24-månadersregeln

Blogg

Återgång till kontoret: En ny era för Office Managers

Efter distansarbetet från pandemin ser vi nu en tydlig trend tillbaka till kontorsmiljön. Det medför nya utmaningar och möjligheter för Office Managers, vars roll blir allt mer central i att forma framtidens arbetsplatser.
Blogg

Vägen till CEO Relations & Engagement Lead på H&M med Filippa Bergvall

Filippa började på H&M-gruppen 2015 som receptionist och har sedan dess haft en imponerande karriärresa genom bolaget.
Event

Bli en del av vårt Executive Assistant nätverk

Guide

Så skapar du en oslagbar kandidatupplevelse

Har du någon gång reflekterat över hur ert varumärke påverkas i en rekrytering? Bra! Då tillhör du en av de arbetsgivare som ligger i absolut framkant. Kanske har ni till och med börjat arbeta med kandidatupplevelse och upplever redan nu att ni har lättare än andra arbetsgivare att attrahera de bästa talangerna på arbetsmarknaden. Om du inte alls har börjat fundera över det här med kandidatupplevelse – här får du några tips för att komma igång.
Guide

Att införa och upprätthålla en företagskultur

När arbetet med att definiera företagskulturen är klart börjar den riktiga utmaningen – att implementera kulturen i organisationen. Ska du introducera en ny företagskultur? Eller har ni redan en grym kultur som du vill upprätthålla? Härligt! När det görs på rätt sätt kan det verkligen skapa magi för både medarbetare och bolagets resultat. Genom bra planering kan du bygga en strategi för att hålla företagskulturen levande. I den här guiden hittar du våra bästa tips kring hur du kan jobba med företagskultur på lång sikt – för att bygga ett starkt Employer Brand.
Blogg

En tredjedel av VD:ar kämpar med att attrahera högpresterande talanger

Att attrahera och behålla talanger är en utmaning som många företagsledare står inför idag. Enligt vår undersökning genomförd i samarbete med K2 Search och baserad på svar från ca 500 företagsledare visar det sig att en stor andel, 33%, upplever det som en stor utmaning att attrahera och behålla högpresterande talanger. Ytterligare 5% anser till och med att det är en mycket stor utmaning.
Blogg

Administratörens nyckelroll i hållbarhetsarbetet 2024

År 2024 är hållbarhet en nödvändighet för företag som strävar efter framgång och långsiktig överlevnad. Med nya EU-direktivet CSRD som gäller från den 1 januari 2024 ställs det nya krav på företag hur de ska styra, arbeta, redovisa, målsätta och följa upp sitt hållbarhetsarbete utifrån ESG. I den utvecklingen blir administratören avgörande.
Guide

VD-pulsen – en undersökning i samarbete med K2 Search

Vår nya undersökning, i samarbete med K2 Search, ger djupgående insikter från 500 svenska företagsledare om digitalisering, talangrekrytering, hållbarhet och strategisk balans. Medan 22% upplever sina organisationer som väl rustade för digitaliseringen, utforskar vi vad de återstående 78% anser.
Success Story

Koordinatorn har en otroligt viktig roll i vårt företag

De hade en medarbetare i denna roll i flera år, när personen sedan valde att sluta så skapades ett hål som behövde fyllas snabbt. I ett litet bolag sitter mycket av kunskapen i varje medarbetare, trots att man har satt upp processer och riktlinjer.
Blogg

VD assistent, gatekeeper, högra handen eller Executive Assistant?

Kärt barn har många namn, men rätt person till denna roll är inte alltid lätt att hitta
Guide

Vägvisare i organiserat kaos: Administratörer som väver samman framgång

Tänk dig scenen: en kontorsmiljö full av snabba tangenttryckningar, telefoner som ringer i harmoni och dokument som flyger genom luften som pappersflygplan. I denna surrealistiska vardag är det administratörerna som spelar huvudrollen, som de osynliga hjältar de är. I vår värld smyger vardagshjältar smyger runt och förvandlar kaos till ordning.
Event

Administration Day 2023

Stockholm
Blogg

Fyra fördomar om Executive Assistants

Vad gör egentligen en “Executive Assistant” och varför behöver du en? Du kommer kanske ihåg filmen “Djävulen bär prada” där Anne Hathaway är en av två nervösa assistenter till den ökända modechefen Miranda Priestly som spelas av Meryl Streep? När Miranda kommer in till kontoret på morgonen slänger hon sin kappa och väska på en av assistenternas bord och fortsätter sedan bete sig nedlåtande hela dagen. Hon ger assistenterna omöjliga uppgifter och skäller på dem när de inte klarar pressen.
Success Story

The Pace rekryterar nyckelroll för svensk beredskap

Den nya rollen blir en nyckelfunktion för uppdraget. Som spindeln i nätet ansvarar rollen för att samordna arbetet ute i de 6 olika bredskapsregionerna i landet. Rollen kräver en stark lagspelare, med fallenhet för projektledning samt en utomordentlig förmåga att kunna koordinera och säkerställa att minsta lilla detalj är på plats. 
Blogg

Är administratörens roll en försvarbar kostnad i en lågkonjunktur?

“Jag märks inte alltid, men det är då jag gör ett bra jobb”, sa en exekutiv assistent under en intervju. Hon satte fingret på en utmaning många administratörer upplever idag. De utför nyckeluppgifter som gör att resten av maskineriet fungerar smidigt, och när det fungerar tänker ingen på det. Det är först när saker inte fungerar som vi börjar uppmärksamma att allt inte flyter på: mejl som inte besvaras, möten där ingen bokat konferensrum, viktig information som inte når rätt person och detaljer som kan leda till uteblivna affärer.
Event

Executiv Assistant nätverksträff den 17 november

Stockholm
Guide

Den stora titelguiden

I den här guiden vill vi ge en överblick över olika roller inom administration, och samtidigt visa vilka fantastiska värden de bidrar med.
Blogg

Vad gör alla Office Managers när ingen är kontoret?

När många verksamheter gått över till att arbeta delvis eller nästan helt på distans minskar behovet av en Office Manager. Det blir färre personer att ta hand om på kontoret och inte lika mycket praktiskt att ta hand om i lokalerna. Rollen blir till stor del överflödig. Eller? Tvärtom säger vi! Det är nu det blir extra viktigt med en nyckelroll som skapar förutsättningar för värdefulla möten.
Ta del av mer inspiration