Skip to content

Yrkesguide: Administratör

Som administratör fyller du en viktig funktion i att saker flyter på som de ska och i att alla har vad de behöver. Här går vi igenom vilka ansvar och arbetsuppgifter du kan ha som administratör, vilka kvalifikationer som behövs, hur löneläget ser ut, vilka karriärvägar du har möjlighet att ta samt vilka personliga egenskaper som är viktiga.

Vad gör en administratör?

Administratör är en bred titel som kan inkludera många olika arbetsuppgifter, och som också innebär stora utvecklingsmöjligheter! Att jobba som administratör handlar i grunden om att hålla ordning och reda, avlasta andra och ge riktigt god service. Du kan fungera som stöd till hela verksamheten, en avdelning eller specifika personer. Du har en samordnande roll där du kan arbeta både självständigt och i samarbete med andra. Det är också vanligt att du ansvarar för egna arbetsuppgifter och projekt. Jobbet som administratör inkluderar både arbete i bakgrunden och att ha kontakter utåt med till exempel kunder, leverantörer elle privatpersoner.

Administratörsroller finns i de allra flesta branscher och organisationer, både hos större företag och hos myndigheter, kommuner och landsting. Istället för administratör kan rollen också kallas för koordinator, assistent, sekreterare, handläggare eller ordermottagare. Har arbetsuppgifterna en specifik inriktning kan titeln också vara ekonomiadministratör, löneadministratör, hr-administratör eller systemadministratör. Letar du jobb inom offentlig sektor är det vanligare att administratör istället kallas för handläggare, sekreterare, registrator eller assistent. Administratörsjobb som innebär större ansvar och mandat är till exempel Office Manager, Executive Assistant och VD-assistent.

Vanliga arbetsuppgifter

Exempel på arbetsuppgifter och ansvar för en administratör:

  • Registrera och hantera uppgifter i system
  • Sammanställa material och rapporter
  • Kontakter kunder, leverantörer, myndigheter och privatpersoner
  • Dokumentera, handlägga ärenden och arkivera
  • Administrera fakturor, ordrar, inköp, konferens- och resebokningar
  • Svara i telefon och/eller bemanna reception
  • Boka och förbereda möten
  • Skriva olika former av texter
  • Stötta ekonomiavdelningen i administration kring lönefrågor, bokföring, fakturering, statistik eller enklare ekonomiska rapporter av olika slag
  • Stötta HR, IT och/eller  Kommunikation & Marknad
  • Delta i utvecklingen av administrativa rutiner

Administratör Lön – vad tjänar man?

Ingångslönen för en administratör börjar kring 20 000 kr per månad för dig som är oerfaren och inte har någon specifik utbildning. Har du utbildning kan månadslönen börja från 25 000 kr per månad. Med erfarenheter, kunskaper och bra resultat kan du sedan höja din lön. Specialisering, större ansvar och gedigen erfarenhet kan ge en månadslön upp mot 35 000 kr. Lönerna är högre i privat sektor, hos större företag och i större städer. Det generella lönespannet för administratörer är 28 000–37 000 kr per månad.

Utbildning och kvalifikationer för en administratör

Ett jobb som administratör kräver inte formell högskoleexamen, men du bör helst ha gymnasiekompetens. Inriktning mot ekonomi, handel eller samhälle kan vara relevant, liksom kompletterande kurser på yrkeshögskola, högskola eller universitet inom ämnen som administration, personal & hr, ekonomi, samhälle, projektledning, marknadsföring och skrivande. Det är viktigt att kunna hantera Office-paketet och värdefullt med erfarenhet av olika administrativa system som till exempel lönesystem, ekonomisystem och registerprogram. 

De formella kraven för en tjänst som administratör varierar med innehållet i rollen och utifrån arbetsgivarens behov. Utbildningsbakgrund kan i många fall vara mindre viktigt än förmågan att arbeta strukturerat, självständigt och med hög service. Ofta läggs stor vikt vid personliga egenskaper.

Administratör – framtidsutsikter och karriärvägar

Administratör är ett yrke som kommer med stora utvecklingsmöjligheter. Erfarenhet och specialisering kan ge både mer ansvar och högre lön. Även om officiella yrkesprognoser ibland visar hård konkurrens, finns många olika karriärvägar att ta. Genom fina arbetsresultat och intresse för ledarskap kan du avancera till administrativ chef eller teamledare. Du kan också sikta in dig på mer kvalificerade arbetsuppgifter och gå vidare som projektkoordinator, projektledare eller handläggare. För dig som gärna axlar mer ansvar är det också möjligt att kliva över i en Executive Assistant-roll som assistent till en eller fler ledande personer i organisationen.

Som administratör har du ofta möjlighet att rikta in dig på ett visst område, till exempel IT genom att agera superuser, HR genom stöd i HR-relaterad administration, Kommunikation & Marknad genom stöd i internkommunikation och event. Det är vanligt som administratör att ha en viss del ekonomirelaterade arbetsuppgifter. Det är också möjligt att närma sig kund och försäljning genom arbetsuppgifter som ordermottagning, support och offerter. Ett möjligt karriärsteg är också att rikta in sig på administration och service kopplat till kontoret. I många fall kan du arbeta dig vidare genom erfarenhet, men det kan också vara värdefullt att komplettera med relevanta kurser.

Personliga egenskaper för att lyckas som administratör

För att trivas med att arbeta som administratör bör du vara självgående, metodisk och prestigelös. Du vill alltid göra ditt bästa för verksamheten genom att ge riktigt god service. Du behöver kunna arbeta självständig och ha lätt för att ta egna initiativ, samtidigt som du trivs med att samarbeta med andra. Det är viktigt att du som administratör har en god kommunikativ förmåga, särskilt i skrift. Det är också en fördel om du gillar att förbättra och effektivisera arbetsrutiner.

Söker du lediga jobb som administratör?

Vill du arbeta som administratör via The Pace? Vi finns här för dig som är nyfiken på konsultuppdrag och anställning inom administration. Hos oss får du stöttning av passionerade specialister som med stor nyfikenhet på dig som person vill matcha dig med rätt organisation och roll. Här kan du se lediga jobb inom administration och registrera din profil.

Behöver du rekrytera eller hyra en administratör?

När du har behov av en administratör – kontakta oss på The Pace! Du kan vara trygg med att vi hittar rätt person och rätt lösning.

Let’s talk!

Kontakta oss så ser vi tillsammans till att arbetslivet blir ett roligt och fartfyllt äventyr!

Bli inspirerad

Ta del av mer inspiration
Blogg

Vad innebär 24-månadersregeln? 

Upptäck vad 24-månadersregeln innebär och hur den påverkar din personalhantering.
Event

Webinar 24-månadersregeln

Blogg

Återgång till kontoret: En ny era för Office Managers

Efter distansarbetet från pandemin ser vi nu en tydlig trend tillbaka till kontorsmiljön. Det medför nya utmaningar och möjligheter för Office Managers, vars roll blir allt mer central i att forma framtidens arbetsplatser.
Blogg

Vägen till CEO Relations & Engagement Lead på H&M med Filippa Bergvall

Filippa började på H&M-gruppen 2015 som receptionist och har sedan dess haft en imponerande karriärresa genom bolaget.
Event

Bli en del av vårt Executive Assistant nätverk

Guide

Så skapar du en oslagbar kandidatupplevelse

Har du någon gång reflekterat över hur ert varumärke påverkas i en rekrytering? Bra! Då tillhör du en av de arbetsgivare som ligger i absolut framkant. Kanske har ni till och med börjat arbeta med kandidatupplevelse och upplever redan nu att ni har lättare än andra arbetsgivare att attrahera de bästa talangerna på arbetsmarknaden. Om du inte alls har börjat fundera över det här med kandidatupplevelse – här får du några tips för att komma igång.
Guide

Att införa och upprätthålla en företagskultur

När arbetet med att definiera företagskulturen är klart börjar den riktiga utmaningen – att implementera kulturen i organisationen. Ska du introducera en ny företagskultur? Eller har ni redan en grym kultur som du vill upprätthålla? Härligt! När det görs på rätt sätt kan det verkligen skapa magi för både medarbetare och bolagets resultat. Genom bra planering kan du bygga en strategi för att hålla företagskulturen levande. I den här guiden hittar du våra bästa tips kring hur du kan jobba med företagskultur på lång sikt – för att bygga ett starkt Employer Brand.
Blogg

En tredjedel av VD:ar kämpar med att attrahera högpresterande talanger

Att attrahera och behålla talanger är en utmaning som många företagsledare står inför idag. Enligt vår undersökning genomförd i samarbete med K2 Search och baserad på svar från ca 500 företagsledare visar det sig att en stor andel, 33%, upplever det som en stor utmaning att attrahera och behålla högpresterande talanger. Ytterligare 5% anser till och med att det är en mycket stor utmaning.
Blogg

Administratörens nyckelroll i hållbarhetsarbetet 2024

År 2024 är hållbarhet en nödvändighet för företag som strävar efter framgång och långsiktig överlevnad. Med nya EU-direktivet CSRD som gäller från den 1 januari 2024 ställs det nya krav på företag hur de ska styra, arbeta, redovisa, målsätta och följa upp sitt hållbarhetsarbete utifrån ESG. I den utvecklingen blir administratören avgörande.
Guide

VD-pulsen – en undersökning i samarbete med K2 Search

Vår nya undersökning, i samarbete med K2 Search, ger djupgående insikter från 500 svenska företagsledare om digitalisering, talangrekrytering, hållbarhet och strategisk balans. Medan 22% upplever sina organisationer som väl rustade för digitaliseringen, utforskar vi vad de återstående 78% anser.
Success Story

Koordinatorn har en otroligt viktig roll i vårt företag

De hade en medarbetare i denna roll i flera år, när personen sedan valde att sluta så skapades ett hål som behövde fyllas snabbt. I ett litet bolag sitter mycket av kunskapen i varje medarbetare, trots att man har satt upp processer och riktlinjer.
Blogg

VD assistent, gatekeeper, högra handen eller Executive Assistant?

Kärt barn har många namn, men rätt person till denna roll är inte alltid lätt att hitta
Guide

Vägvisare i organiserat kaos: Administratörer som väver samman framgång

Tänk dig scenen: en kontorsmiljö full av snabba tangenttryckningar, telefoner som ringer i harmoni och dokument som flyger genom luften som pappersflygplan. I denna surrealistiska vardag är det administratörerna som spelar huvudrollen, som de osynliga hjältar de är. I vår värld smyger vardagshjältar smyger runt och förvandlar kaos till ordning.
Event

Administration Day 2023

Stockholm
Blogg

Fyra fördomar om Executive Assistants

Vad gör egentligen en “Executive Assistant” och varför behöver du en? Du kommer kanske ihåg filmen “Djävulen bär prada” där Anne Hathaway är en av två nervösa assistenter till den ökända modechefen Miranda Priestly som spelas av Meryl Streep? När Miranda kommer in till kontoret på morgonen slänger hon sin kappa och väska på en av assistenternas bord och fortsätter sedan bete sig nedlåtande hela dagen. Hon ger assistenterna omöjliga uppgifter och skäller på dem när de inte klarar pressen.
Success Story

The Pace rekryterar nyckelroll för svensk beredskap

Den nya rollen blir en nyckelfunktion för uppdraget. Som spindeln i nätet ansvarar rollen för att samordna arbetet ute i de 6 olika bredskapsregionerna i landet. Rollen kräver en stark lagspelare, med fallenhet för projektledning samt en utomordentlig förmåga att kunna koordinera och säkerställa att minsta lilla detalj är på plats. 
Blogg

Är administratörens roll en försvarbar kostnad i en lågkonjunktur?

“Jag märks inte alltid, men det är då jag gör ett bra jobb”, sa en exekutiv assistent under en intervju. Hon satte fingret på en utmaning många administratörer upplever idag. De utför nyckeluppgifter som gör att resten av maskineriet fungerar smidigt, och när det fungerar tänker ingen på det. Det är först när saker inte fungerar som vi börjar uppmärksamma att allt inte flyter på: mejl som inte besvaras, möten där ingen bokat konferensrum, viktig information som inte når rätt person och detaljer som kan leda till uteblivna affärer.
Event

Executiv Assistant nätverksträff den 17 november

Stockholm
Guide

Den stora titelguiden

I den här guiden vill vi ge en överblick över olika roller inom administration, och samtidigt visa vilka fantastiska värden de bidrar med.
Blogg

Vad gör alla Office Managers när ingen är kontoret?

När många verksamheter gått över till att arbeta delvis eller nästan helt på distans minskar behovet av en Office Manager. Det blir färre personer att ta hand om på kontoret och inte lika mycket praktiskt att ta hand om i lokalerna. Rollen blir till stor del överflödig. Eller? Tvärtom säger vi! Det är nu det blir extra viktigt med en nyckelroll som skapar förutsättningar för värdefulla möten.
Ta del av mer inspiration