Skip to content

Yrkesguide: Projektkoordinator

En projektkoordinator sköter samordning och administration kring olika typer av projekt. Det är en spännande och utvecklande roll för den som gillar att vara spindeln i nätet. Här går vi igenom vad en projektkoordinator gör, vilken utbildning och erfarenhet som brukar efterfrågas, hur löneläget och framtidsutsikterna ser ut samt vilka personliga egenskaper som är viktiga för att trivas i rollen.

Vad gör en projektkoordinator?

Som projektkoordinator har du ett övergripande administrativt ansvar för ett eller flera olika projekt. Du bistår projektledare, projektmedarbetare och externa kontakter med det administrativa stöd som behövs för att projekt ska flyta på enligt plan. För dig som gillar struktur och att ha en samordnande funktion kan rollen som projektkoordinator passa utmärkt. Här har du många kontaktytor och ett varierat arbete.

Titeln kan förutom projektkoordinator även vara projektadministratör, business support, projektsamordnare eller projektassistent.

Vanliga arbetsuppgifter

Exempel på vanliga ansvar och arbetsuppgifter för en projektkoordinator:

  • Stöd till projektledare och beställare
  • Dokumentation, administration och rapportering kopplat till aktuellt projekt
  • Framtagande av underlag och presentationer
  • Mötekoordinering, protokoll, uppföljning av beslut
  • Fakturering, resebokningar, reseräkningar etc.
  • Stöd och support kring projektprocessen
  • Övriga administrativa uppgifter efter behov

Framtid för en projektkoordinator

Efterfrågan på samordnande och koordinerande roller fortsätter att vara hög. Att effektivt kunna bidra till att projekt löper vidare enligt plan är kritiskt för många verksamheter. Du kan välja att rikta in dig på en viss bransch eller ett visst område och på så sätt bygga på med erfarenheter som gör dig konkurrenskraftig på arbetsmarknaden. Vill du du utveckla dig inom ledarskap är steget inte långt vidare till projektledare. Det är också möjligt att gå vidare till andra assisterande roller som till exempel Executive Assistant eller Ledningsassistent.

Personliga egenskaper för att lyckas som projektkoordinator

För att trivas i en roll som projektkoordinator behöver du vara strukturerad, noggrann och ha lätt för att kommunicera i tal och skrift. Du ska gilla att planera, organisera och följa upp och dessutom ha en särskilt god prioriteringsförmåga. En projektkoordinator ska kunna hantera en miljö med tydliga deadlines, högt tempo och förutsättningar som förändras längs vägen. Som person är du flexibel, social och gillar att umgås och skapa relationer med nya människor.

Söker du lediga jobb som projektkoordinator?

Söker du lediga jobb som projektkoordinator? Vi på The Pace finns här för dig när du är redo för nästa steg. Hos oss får du stöttning av passionerade specialister inom området administration. Med kunder inom olika branscher och med stor nyfikenhet för dig som person, kan vi snabbt matcha dig till rätt organisation och roll. Här kan du se våra lediga jobb och registrera din profil.

Behöver du rekrytera eller hyra en projektkoordinator?

Som specialister inom såväl konsultuthyrning som rekrytering av specialister inom administration är vi på The Pace det självklara valet för dig som behöver en strukturerad och driven projektkoordinator till din verksamhet. Vi finns i Stockholm, Göteborg och Malmö och kan snabbt och enkelt hitta den perfekta lösningen för dig. När du behöver hjälp att hitta en projektkoordinator – kontakta oss!

Let’s talk!

Kontakta oss så ser vi tillsammans till att arbetslivet blir ett roligt och fartfyllt äventyr!

Bli inspirerad

Ta del av mer inspiration
Blogg

Om framtidens adminroller och hur du rekryterar rätt talanger

Vi träffar vår Talent Acquisition Specialist, Emma Rehn, som besvarar de viktigaste frågorna som rekryterare och företag ställer sig idag om adminrollen.
Guide

7 sätt att attrahera rätt medarbetare

Vilken metod du använder ska matcha både målgruppens intresse och rollen du rekryterar för. Här är sju sätt att attrahera rätt medarbetare.
Blogg

3 sätt ditt team kan effektiviseras med AI

Genom att kombinera AI med den mänskliga styrkan skapar vi en dynamisk arbetsmiljö där både teknik och mänskliga insikter samverkar för att driva innovation och förbättra arbetsresultaten. 
Blogg

Vad innebär 24-månadersregeln? 

Upptäck vad 24-månadersregeln innebär och hur den påverkar din personalhantering.
Event

Webinar 24-månadersregeln

Blogg

Återgång till kontoret: En ny era för Office Managers

Efter distansarbetet från pandemin ser vi nu en tydlig trend tillbaka till kontorsmiljön. Det medför nya utmaningar och möjligheter för Office Managers, vars roll blir allt mer central i att forma framtidens arbetsplatser.
Blogg

Vägen till CEO Relations & Engagement Lead på H&M med Filippa Bergvall

Filippa började på H&M-gruppen 2015 som receptionist och har sedan dess haft en imponerande karriärresa genom bolaget.
Event

Bli en del av vårt Executive Assistant nätverk

Guide

Så skapar du en oslagbar kandidatupplevelse

Har du någon gång reflekterat över hur ert varumärke påverkas i en rekrytering? Bra! Då tillhör du en av de arbetsgivare som ligger i absolut framkant. Kanske har ni till och med börjat arbeta med kandidatupplevelse och upplever redan nu att ni har lättare än andra arbetsgivare att attrahera de bästa talangerna på arbetsmarknaden. Om du inte alls har börjat fundera över det här med kandidatupplevelse – här får du några tips för att komma igång.
Guide

Att införa och upprätthålla en företagskultur

När arbetet med att definiera företagskulturen är klart börjar den riktiga utmaningen – att implementera kulturen i organisationen. Ska du introducera en ny företagskultur? Eller har ni redan en grym kultur som du vill upprätthålla? Härligt! När det görs på rätt sätt kan det verkligen skapa magi för både medarbetare och bolagets resultat. Genom bra planering kan du bygga en strategi för att hålla företagskulturen levande. I den här guiden hittar du våra bästa tips kring hur du kan jobba med företagskultur på lång sikt – för att bygga ett starkt Employer Brand.
Blogg

En tredjedel av VD:ar kämpar med att attrahera högpresterande talanger

Att attrahera och behålla talanger är en utmaning som många företagsledare står inför idag. Enligt vår undersökning genomförd i samarbete med K2 Search och baserad på svar från ca 500 företagsledare visar det sig att en stor andel, 33%, upplever det som en stor utmaning att attrahera och behålla högpresterande talanger. Ytterligare 5% anser till och med att det är en mycket stor utmaning.
Blogg

Administratörens nyckelroll i hållbarhetsarbetet 2024

År 2024 är hållbarhet en nödvändighet för företag som strävar efter framgång och långsiktig överlevnad. Med nya EU-direktivet CSRD som gäller från den 1 januari 2024 ställs det nya krav på företag hur de ska styra, arbeta, redovisa, målsätta och följa upp sitt hållbarhetsarbete utifrån ESG. I den utvecklingen blir administratören avgörande.
Guide

VD-pulsen – en undersökning av företagsledare

Vår nya undersökning ger djupgående insikter från 500 svenska företagsledare om digitalisering, talangrekrytering, hållbarhet och strategisk balans. Medan 22% upplever sina organisationer som väl rustade för digitaliseringen, utforskar vi vad de återstående 78% anser.
Success Story

Koordinatorn har en otroligt viktig roll i vårt företag

De hade en medarbetare i denna roll i flera år, när personen sedan valde att sluta så skapades ett hål som behövde fyllas snabbt. I ett litet bolag sitter mycket av kunskapen i varje medarbetare, trots att man har satt upp processer och riktlinjer.
Blogg

VD assistent, gatekeeper, högra handen eller Executive Assistant?

Kärt barn har många namn, men rätt person till denna roll är inte alltid lätt att hitta
Guide

Vägvisare i organiserat kaos: Administratörer som väver samman framgång

Tänk dig scenen: en kontorsmiljö full av snabba tangenttryckningar, telefoner som ringer i harmoni och dokument som flyger genom luften som pappersflygplan. I denna surrealistiska vardag är det administratörerna som spelar huvudrollen, som de osynliga hjältar de är. I vår värld smyger vardagshjältar smyger runt och förvandlar kaos till ordning.
Event

Administration Day 2023

Stockholm
Blogg

Fyra fördomar om Executive Assistants

Vad gör egentligen en “Executive Assistant” och varför behöver du en? Du kommer kanske ihåg filmen “Djävulen bär prada” där Anne Hathaway är en av två nervösa assistenter till den ökända modechefen Miranda Priestly som spelas av Meryl Streep? När Miranda kommer in till kontoret på morgonen slänger hon sin kappa och väska på en av assistenternas bord och fortsätter sedan bete sig nedlåtande hela dagen. Hon ger assistenterna omöjliga uppgifter och skäller på dem när de inte klarar pressen.
Success Story

The Pace rekryterar nyckelroll för svensk beredskap

Den nya rollen blir en nyckelfunktion för uppdraget. Som spindeln i nätet ansvarar rollen för att samordna arbetet ute i de 6 olika bredskapsregionerna i landet. Rollen kräver en stark lagspelare, med fallenhet för projektledning samt en utomordentlig förmåga att kunna koordinera och säkerställa att minsta lilla detalj är på plats. 
Blogg

Är administratörens roll en försvarbar kostnad i en lågkonjunktur?

“Jag märks inte alltid, men det är då jag gör ett bra jobb”, sa en exekutiv assistent under en intervju. Hon satte fingret på en utmaning många administratörer upplever idag. De utför nyckeluppgifter som gör att resten av maskineriet fungerar smidigt, och när det fungerar tänker ingen på det. Det är först när saker inte fungerar som vi börjar uppmärksamma att allt inte flyter på: mejl som inte besvaras, möten där ingen bokat konferensrum, viktig information som inte når rätt person och detaljer som kan leda till uteblivna affärer.
Ta del av mer inspiration