Skip to content

Yrkesguide: Receptionist

Som receptionist är du en viktig medarbetare som behövs inom många olika organisationer och företag. Din roll är att skapa en positiv första intryck för besökare och kunder. Här går vi igenom vad en receptionist gör, vilken utbildning och erfarenhet som brukar efterfrågas, hur löneläget och framtidsutsikterna ser ut samt vilka personliga egenskaper som är viktiga för att trivas i rollen.

Vad gör en receptionist?

För dig som trivs med att möta människor, hantera telefoner och utföra administrativa uppgifter, kan rollen passa perfekt. Arbetsuppgifterna varierar mellan olika receptionister, men gemensamt är att det är en kundorienterad och administrativ roll. En receptionist hälsar besökare välkomna, registrerar dem och ser till att de känner sig bekväma. Det är vanligt att du svarar i telefon och kopplar samtal till rätt personer eller avdelningar. Du kan också ansvara för att hantera post, boka möten, beställa kontorsmaterial och hålla receptionen ren och snygg. Dessutom hjälper du kunder med deras frågor och behov.

Din titel kan vara just receptionist, men den kan också vara mer specificerad utifrån vilka arbetsuppgifter du har.

Vanliga arbetsuppgifter

Exempel på ansvar och arbetsuppgifter i rollen:

  • Välkomna besökare: Hälsa besökare välkomna vid receptionen och vägled dem till rätt person eller avdelning.
  • Telefonhantering: Svara i telefon och koppla samtal till rätt personer eller avdelningar.
  • Administrativa uppgifter: Hantera post, boka möten, beställa kontorsmaterial och se till att receptionen är ren och snygg.
  • Kundservice: Hjälpa kunder med deras frågor och behov.
  • Kalenderhantering: Uppdatera kalendrar och schemalägg möten.
  • Säkerhet och logistik: Kontrollera besökarnas identitet, utfärda besöksbrickor och övervaka säkerheten vid receptionen.
  • Korrespondens: Ta emot, sortera och distribuera daglig post och leveranser.
  • Reseplanering: Boka resor och boende samt förbereda resevouchers.

Lön – Vad tjänar en receptionist?

Lönen varierar beroende på arbetsgivare, bransch och erfarenhet. Tillsvidareanställning ger oftast en fast månadslön, medan deltids- eller timanställning ger timlön. Obekväma arbetstider kan ge extra ersättning i form av OB-tillägg.

Utbildning och kvalifikationer

Det finns ingen specifik utbildning som krävs för att bli receptionist, men det är vanligt att ha en gymnasieutbildning. Erfarenhet inom kundservice och administrativa arbetsuppgifter är en fördel.

Framtiden för en receptionist

Teknologiska framsteg påverkar alla yrken, inklusive i den här rollen. Automatisering av vissa uppgifter, som telefonsvar och enklare bokningar, kan minska behovet av manuell hantering. Samtidigt öppnar digitaliseringen nya möjligheter, som att använda AI-chattbotar för att hantera enklare kundfrågor.

Samtidigt ju mer digitaliserat det blir desto mer står företagets mjuka värden ut och kundupplevelsen blir allt viktigare. Receptionister spelar en nyckelroll i att skapa en positiv första kontakt med kunder och besökare. Genom att välkomna besökare, hantera telefonsamtal och skapa en positiv första kontakt kan rollen bidra till en professionell och välorganiserad arbetsplats.

Personliga egenskaper för att lyckas i rollen

För att lyckas som receptionist behöver du ha en utåtriktad personlighet och en stark servicekänsla. Du är duktig på att lösa problem och har förmågan att skapa förtroende hos människor. Det är viktigt att kunna hantera olika situationer med ett leende och erbjuda snabb och effektiv hjälp. Din förmåga att skapa en positiv första kontakt med besökare och kunder är avgörande. Du behöver vara flexibel, lyhörd och kunna anpassa dig efter olika människors behov och önskemål. Dessutom är det viktigt att du kan hålla dig lugn och fokuserad, även i stressiga situationer. Din målmedvetenhet och vilja att bidra till en trevlig och välorganiserad miljö är centrala för att trivas i rollen.

Söker du lediga jobb som receptionist?

Söker du lediga jobb som receptionist? Vi på The Pace finns här för dig när du är redo för nästa steg. Hos oss får du stöttning av passionerade specialister inom området administration. Med kunder inom olika branscher och med stor nyfikenhet för dig som person, kan vi snabbt matcha dig till rätt organisation och roll. Här kan du se våra lediga jobb och registrera ditt CV.

Behöver du rekrytera eller hyra en receptionist?

Som specialister inom såväl konsultuthyrning som rekrytering av specialister inom administration är vi på The Pace det självklara valet för dig som behöver en strukturerad och driven receptionist till din organisation. Kontakta oss idag!

Let’s talk!

Kontakta oss så ser vi tillsammans till att arbetslivet blir ett roligt och fartfyllt äventyr!

Bli inspirerad

Ta del av mer inspiration
Blogg

Vad innebär 24-månadersregeln? 

Upptäck vad 24-månadersregeln innebär och hur den påverkar din personalhantering.
Event

Webinar 24-månadersregeln

Blogg

Återgång till kontoret: En ny era för Office Managers

Efter distansarbetet från pandemin ser vi nu en tydlig trend tillbaka till kontorsmiljön. Det medför nya utmaningar och möjligheter för Office Managers, vars roll blir allt mer central i att forma framtidens arbetsplatser.
Blogg

Vägen till CEO Relations & Engagement Lead på H&M med Filippa Bergvall

Filippa började på H&M-gruppen 2015 som receptionist och har sedan dess haft en imponerande karriärresa genom bolaget.
Event

Bli en del av vårt Executive Assistant nätverk

Guide

Så skapar du en oslagbar kandidatupplevelse

Har du någon gång reflekterat över hur ert varumärke påverkas i en rekrytering? Bra! Då tillhör du en av de arbetsgivare som ligger i absolut framkant. Kanske har ni till och med börjat arbeta med kandidatupplevelse och upplever redan nu att ni har lättare än andra arbetsgivare att attrahera de bästa talangerna på arbetsmarknaden. Om du inte alls har börjat fundera över det här med kandidatupplevelse – här får du några tips för att komma igång.
Guide

Att införa och upprätthålla en företagskultur

När arbetet med att definiera företagskulturen är klart börjar den riktiga utmaningen – att implementera kulturen i organisationen. Ska du introducera en ny företagskultur? Eller har ni redan en grym kultur som du vill upprätthålla? Härligt! När det görs på rätt sätt kan det verkligen skapa magi för både medarbetare och bolagets resultat. Genom bra planering kan du bygga en strategi för att hålla företagskulturen levande. I den här guiden hittar du våra bästa tips kring hur du kan jobba med företagskultur på lång sikt – för att bygga ett starkt Employer Brand.
Blogg

En tredjedel av VD:ar kämpar med att attrahera högpresterande talanger

Att attrahera och behålla talanger är en utmaning som många företagsledare står inför idag. Enligt vår undersökning genomförd i samarbete med K2 Search och baserad på svar från ca 500 företagsledare visar det sig att en stor andel, 33%, upplever det som en stor utmaning att attrahera och behålla högpresterande talanger. Ytterligare 5% anser till och med att det är en mycket stor utmaning.
Blogg

Administratörens nyckelroll i hållbarhetsarbetet 2024

År 2024 är hållbarhet en nödvändighet för företag som strävar efter framgång och långsiktig överlevnad. Med nya EU-direktivet CSRD som gäller från den 1 januari 2024 ställs det nya krav på företag hur de ska styra, arbeta, redovisa, målsätta och följa upp sitt hållbarhetsarbete utifrån ESG. I den utvecklingen blir administratören avgörande.
Guide

VD-pulsen – en undersökning i samarbete med K2 Search

Vår nya undersökning, i samarbete med K2 Search, ger djupgående insikter från 500 svenska företagsledare om digitalisering, talangrekrytering, hållbarhet och strategisk balans. Medan 22% upplever sina organisationer som väl rustade för digitaliseringen, utforskar vi vad de återstående 78% anser.
Success Story

Koordinatorn har en otroligt viktig roll i vårt företag

De hade en medarbetare i denna roll i flera år, när personen sedan valde att sluta så skapades ett hål som behövde fyllas snabbt. I ett litet bolag sitter mycket av kunskapen i varje medarbetare, trots att man har satt upp processer och riktlinjer.
Blogg

VD assistent, gatekeeper, högra handen eller Executive Assistant?

Kärt barn har många namn, men rätt person till denna roll är inte alltid lätt att hitta
Guide

Vägvisare i organiserat kaos: Administratörer som väver samman framgång

Tänk dig scenen: en kontorsmiljö full av snabba tangenttryckningar, telefoner som ringer i harmoni och dokument som flyger genom luften som pappersflygplan. I denna surrealistiska vardag är det administratörerna som spelar huvudrollen, som de osynliga hjältar de är. I vår värld smyger vardagshjältar smyger runt och förvandlar kaos till ordning.
Event

Administration Day 2023

Stockholm
Blogg

Fyra fördomar om Executive Assistants

Vad gör egentligen en “Executive Assistant” och varför behöver du en? Du kommer kanske ihåg filmen “Djävulen bär prada” där Anne Hathaway är en av två nervösa assistenter till den ökända modechefen Miranda Priestly som spelas av Meryl Streep? När Miranda kommer in till kontoret på morgonen slänger hon sin kappa och väska på en av assistenternas bord och fortsätter sedan bete sig nedlåtande hela dagen. Hon ger assistenterna omöjliga uppgifter och skäller på dem när de inte klarar pressen.
Success Story

The Pace rekryterar nyckelroll för svensk beredskap

Den nya rollen blir en nyckelfunktion för uppdraget. Som spindeln i nätet ansvarar rollen för att samordna arbetet ute i de 6 olika bredskapsregionerna i landet. Rollen kräver en stark lagspelare, med fallenhet för projektledning samt en utomordentlig förmåga att kunna koordinera och säkerställa att minsta lilla detalj är på plats. 
Blogg

Är administratörens roll en försvarbar kostnad i en lågkonjunktur?

“Jag märks inte alltid, men det är då jag gör ett bra jobb”, sa en exekutiv assistent under en intervju. Hon satte fingret på en utmaning många administratörer upplever idag. De utför nyckeluppgifter som gör att resten av maskineriet fungerar smidigt, och när det fungerar tänker ingen på det. Det är först när saker inte fungerar som vi börjar uppmärksamma att allt inte flyter på: mejl som inte besvaras, möten där ingen bokat konferensrum, viktig information som inte når rätt person och detaljer som kan leda till uteblivna affärer.
Event

Executiv Assistant nätverksträff den 17 november

Stockholm
Guide

Den stora titelguiden

I den här guiden vill vi ge en överblick över olika roller inom administration, och samtidigt visa vilka fantastiska värden de bidrar med.
Blogg

Vad gör alla Office Managers när ingen är kontoret?

När många verksamheter gått över till att arbeta delvis eller nästan helt på distans minskar behovet av en Office Manager. Det blir färre personer att ta hand om på kontoret och inte lika mycket praktiskt att ta hand om i lokalerna. Rollen blir till stor del överflödig. Eller? Tvärtom säger vi! Det är nu det blir extra viktigt med en nyckelroll som skapar förutsättningar för värdefulla möten.
Ta del av mer inspiration